Zur Umsetzung der Vorgaben des § 6a Abs. 3 Sätze 4 und 7 KHEntgG im Rahmen der Vereinbarung eines Pflegebudgets wurden Informationen zum Ablauf und zu Art und Umfang der Datenlieferungen auf der Internetseite des InEK ( www.g-drg.de/Pflegebudget_2020) veröffentlicht.

(Stand: 09.10.2023)

Übersicht:

Informationen für Krankenhäuser

1. Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers

2. Technische Fragen

Informationen für Krankenkassen

3. Vorlage der Daten der Krankenhäuser durch die Krankenkassen

4. Technische Fragen (Lieferung durch Krankenkassen)

Informationen für Krankenhäuser

Erstmalig wurde die Vereinbarung zur „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen“ am 09.09.2021 beschlossen sowie am 23.11.2021 nochmals in geänderter Form konsentiert. Die hier vorliegende Vereinbarung zu den „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 28.06.2022“ ersetzt die letztgültige Vereinbarung und tritt für diese in Kraft.

1. Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers

FAQ 1.1: Was muss von den Krankenhausträgern übermittelt werden?

Die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers beinhaltet gem. § 6a Ab. 3 Satz 4 KHEntgG folgende Angaben:

1. die jahresdurchschnittliche Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte insgesamt, gegliedert nach Berufsbezeichnungen,

2. die Pflegepersonalkosten insgesamt,

3. die Überprüfung der nach den Vorgaben der Vereinbarung nach § 17b Abs. 4 Satz 2 des KHG und der Vereinbarung nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG, sofern diese vorliegt, im Pflegebudget

a) zu berücksichtigenden jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen, und

b) zu berücksichtigenden Pflegepersonalkosten,

4. die Überprüfung einer Aufstellung der Summe der Erlöse des Krankenhauses aus den tagesbezogenen Pflegeentgelten nach § 7 Abs. 1 Satz 1 Nummer 6a KHEntgG sowie

5. die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG, sofern jeweils bis zum 31. März eines Jahres ein Pflegebudget für das vorangegangene Kalenderjahr vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wurde.

Die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers hat die Vorgaben der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu beachten.

Das Dokument ist bevorzugt im pdf-Format an das InEK zu übermitteln. Bildformate wie jpg, png, … sind ebenfalls möglich.

FAQ 1.2: Welche Fristen gelten für die Übersendung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers für das Vereinbarungsjahr 2020 und 2021 an das InEK und die anderen Vertragsparteien nach § 11 Ab. 1 KHEntgG? Ist es möglich eine Fristverlängerung zu beantragen?

Die Vorlage der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG für das Vereinbarungsjahr 2020 und 2021 hat bis zum 31. Juli 2022 zu erfolgen.

Wenn das Pflegebudget nach dem 31. März 2022 vereinbart wurde, gelten für die Vorlage der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung abweichend die folgenden Regelungen:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG zwischen 31. März 2022 und 30. Juni 2022 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach dem 30. Juni 2022 vorzulegen, d.h. bis zum 25. August 2022. Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 30. Juni 2022 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung des Pflegebudgets oder der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle vorzulegen. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

Fristverlängerungen über die oben genannten Fristen hinaus sind nicht möglich.

Gemäß § 2 Abs. 4 der „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 28.06.2022“ ist aufgrund der kurzfristigen Gesetzesänderung des § 6a KHEntgG für die Vereinbarungsjahre 2020 und 2021 die sanktionsfreie Datenübermittlung bis zum 23.09.2022 möglich, sofern die Lieferung gem. „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.09.2021 inkl. Änderungen vom 23.11.2021“ nicht schon hätte erfolgen müssen.

⁽¹⁾ Wenn das Pflegebudget von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wurde, gelten die Fristen entsprechend des Datums der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle.

⁽²⁾ 8 Wochen nach Inkrafttreten des Pflegebonusgesetzes

FAQ 1.3: Sind Sanktionen zu erwarten, wenn der Krankenhausträger die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers für das Vereinbarungsjahr nicht fristgerecht vorlegt?

Krankenhausträger, welche die Bestätigung nicht fristgerecht übermitteln, haben Zahlungen an das InEK zu leisten. Dabei berechnet sich der zu leistende Abschlag wie folgt:

- Für jeden Verweildauertrag eines Krankenhausfalls im Entgeltbereich nach § 17b KHG des Vereinbarungsjahres entsteht ein Abschlag in Höhe von 1 Euro.

- Der zu leistende Abschlag beträgt dabei mindestens 20.000 Euro und höchstens 400.000 Euro.

Dabei gilt eine Datenübermittlung auch als nicht fristgerecht, wenn eine Bestätigung nach § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG für einzelne Punkte (Nummern 1 bis 5) des § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG nicht innerhalb der vorgegebenen Frist(en) übermittelt wurde und somit unvollständig ist.

Auch eine Übermittlung objektiv falscher Daten gilt als nicht fristgerechte Lieferung. Dies ist dann der Fall, wenn die Daten nach allgemeinen Prüfungsmaßstäben unrichtig sind. Dies ist insbesondere bei offenkundigen Rechenfehlern der Fall. Indiz für das Vorliegen objektiv falscher Daten ist eine nachträgliche Korrektur durch die Krankenhausträger oder die Krankenkassen. Die Einordnung einer Datenübermittlung als objektiv falsch erfolgt durch das InEK. Den Krankenhäusern wird diese Einordnung zur Stellungnahme übermittelt. Das InEK kann den Krankenhausträgern nach Einordnung zur Stellungnahme eine fünfwöchige Frist einer sanktionsfreien Lieferung zur Übermittlung einer Korrektur einräumen.

Aufgrund der kurzfristigen Gesetzesänderung durch das Pflegebonusgesetz ist für die Vereinbarungsjahre 2020 und 2021 die sanktionsfreie Datenübermittlung bis zum 23.09.2022 möglich, sofern die Lieferung gem. „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.09.2021 inkl. Änderungen vom 23.11.2021“ nicht schon hätte erfolgen müssen.

FAQ 1.4: Wir haben für unser Krankenhaus für das Jahr 2020 noch kein Pflegebudget vereinbart. Müssen wir trotzdem bis zur Frist eine Bestätigung des Jahresabschlussprüfers vorlegen?

Die Vorlage der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 Nr. 1 bis 4 KHEntgG hat für das Vereinbarungsjahr 2020 bis zum 31. Juli 2022 zu erfolgen, auch wenn noch kein Pflegebudget für das Jahr 2020 vereinbart wurde.

Für die Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 Nr. 5 KHEntgG gelten ggf. andere Vorgaben. Sofern das Pflegebudget nach dem 31. März 2022 vereinbart wurde, gelten gem. § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG die folgenden Regeln:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG zwischen 31. März 2022 und 30. Juni 2022 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach dem 30. Juni 2022 vorzulegen, d.h. bis zum 25. August 2022. Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 30. Juni 2022 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung des Pflegebudgets oder der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle vorzulegen. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

FAQ 1.5: Worauf muss bei der Erstellung des Wirtschaftsprüfertestates geachtet?

Für die zu übermittelnden Daten sind außerdem folgende Vorgaben zu erfüllen:

1. Die übermittelten Dokumente müssen vollständig lesbar sein.
2. Zur vollständigen Übermittlung der Daten gehört auch, die in der Anlage 5 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG vorhandenen Summenzeilen (Zwischensumme Pflegepersonalkosten/VK, lfd. Nr. 14 und lfd. Nr. 16) auszufüllen, sofern eine Angabe erwartet wird.
3. Nicht korrekt gebildete Summen werden als objektiv falsch bewertet.
4. Die Angabe der Auszubildenden hat analog zur Übermittlung in den Anlagen 4 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu erfolgen.
5. Leere Zellen werden als unvollständig gewertet; es ist 0 einzutragen, wenn kein Wert vorliegt.
6. Die Werte sind mit zwei Nachkommastellen anzugeben.
7. Negative Werte innerhalb des Wirtschaftsprüfertestates werden vom InEK grundsätzlich als nicht plausibel bewertet.
8. Angaben von Kosten bzw. Vollkräften „davon im Pflegebudget“, die einen höheren Wert aufweisen als die Werte der korrespondierenden Position Kosten bzw. Vollkräfte „insgesamt“, werden vom InEK grundsätzlich als nicht plausibel gewertet.
9. Beim Eintrag von Kosten bzw. Vollkräften in bestimmten Spalten geht das InEK davon aus, dass auch ein korrespondierender Wert (bei Vollkräften bzw. Kosten) angegeben wird, sofern die Anlage 5 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG die Angabe eines solchen Wertes vorsieht.

FAQ 1.6: Wir haben unsere Bestätigung des Jahresabschlussprüfers bereits nach den Anlagen 2 oder 5 der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung vom 25.11.2019 bzw. der Änderungsvereinbarung vom 22.04.2021 erstellt. Durch die Änderung des § 6a Abs. 3 KHEntgG durch das Gesundheitsversorgungsweiterentwicklungsgesetzes (GVWG) sind nun neue Vorgaben hinzugekommen. Was ist zu tun?

Mit den Änderungen des § 6a KHEntgG durch Artikel 6 des GVWG mit Wirkung vom 20.07.2021 haben sich die Vorgaben zu den Inhalten der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers geändert. Die Vorgaben gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG der aktuell gültigen Fassung sind auch dann anzuwenden, wenn bereits bis zum 20.07.2021 ein Pflegebudget für das Jahr 2020 vereinbart wurde und bereits eine Bestätigung des Jahresabschlussprüfers nach den Vorgaben des § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG in der alten, vor dem 20.07.2021 geltenden Fassung, erstellt wurde.

2. Technische Fragen

FAQ 2.1: Ich habe keine Berechtigung zur Übermittlung der Daten. Was muss ich tun?

Die Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers erfolgt über das InEK-Datenportal daten.inek.org. Die Abgabe der Daten kann ein dafür zuständiger Mitarbeiter im Krankenhaus durchführen. Zur Nutzung des InEK-Datenportals ist eine einmalige Registrierung im InEK-Datenportal erforderlich. Anschließend hat der zuständige Mitarbeiter im InEK-Datenportal unter „Basisfunktionen – Stammdatenpflege“ im Reiter „Funktionen“ die Möglichkeit die Funktion „Pflegebudget“ zu beantragen und dies durch „Speichern“ zu bestätigen. Sofern ein Mitarbeiter bereits im InEK-Datenportal registriert ist, kann dieser ohne erneute Registrierung die Funktion „Pflegebudget“ beantragen. Nach Freischaltung der Funktion durch das InEK wird der Mitarbeiter per E-Mail informiert. Nach erneuter Anmeldung im InEK-Datenportal steht im „Pflege-Portal“ unter der Überschrift „Pflegebudget (§ 6a Abs. 3 KHEntgG)“ der Menüpunkt „Upload der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers“ zur Verfügung.

Wenn mehrere Personen die Möglichkeit haben sollen, die Daten einzusehen und zu übermitteln, ist ein Anwender als Funktionsbeauftragter zu benennen. Ein Funktionsbeauftragter kann dann weiteren Personen die Berechtigung zur Funktion „Pflegebudget“ erteilen. Dazu senden Sie bitte das ausgefüllte Formular zur Benennung eines Funktionsbeauftragten („Musterschreiben_Datenportal_Funktionsbeauftragter“) an das InEK. Auch hier erhält der Anwender nach Freischaltung als Funktionsbeauftragter eine Mitteilung per E-Mail.

FAQ 2.2: Wie erfolgt die Datenübermittlung an das InEK?

Den zuständigen Mitarbeitern im Krankenhaus (siehe auch FAQ 2.1) steht im InEK-Datenportal im „Pflege-Portal“ unter der Überschrift „Pflegebudget (§ 6a Abs. 3 KHEntgG)“ durch den Menüpunkt „Upload der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers“ die Möglichkeit des Uploads der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers zur Verfügung. Über den Button „Neue Meldung erstellen“ kann nach Auswahl der IK eine Datei als Anlage ausgewählt werden und diese dann über den Button „Speichern ohne Senden“ zunächst gespeichert und anschließend über den Button „Meldung abschließend ans InEK senden“ an das InEK übermittelt werden. Über den Versand Ihrer Meldung erhalten Sie im Anschluss eine Bestätigung per E-Mail.

FAQ 2.3: Wir haben die Daten an das InEK übermittelt und keine Bestätigungsmail erhalten. Was ist zu tun?

Überprüfen Sie bitte zunächst, ob Sie Ihre Daten versehentlich „nur“ gespeichert haben, ohne diese an das InEK zu übermitteln. Sollte dies der Fall sein, übermitteln Sie die Daten bitte direkt an das InEK (Button „Meldung abschließend ans InEK senden“). Sollten Sie den Button „Meldung abschließend ans InEK senden“ bereits gedrückt haben, ohne eine Bestätigungsmail vom InEK erhalten zu haben, so setzen Sie sich bitte mit dem InEK direkt in Verbindung (E-Mail: pflegebudget@inek-drg.de). Für eine schnellere Bearbeitung Ihre Anfrage ist die Angabe Ihres Institutionskennzeichens (IK) hilfreich.

FAQ 2.4: Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?

Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte für die Datenübermittlung das InEK-Datenportal ( daten.inek.org).

Informationen für Krankenkassen

3. Vorlage der Daten der Krankenhäuser durch die Krankenkassen

FAQ 3.1: Wo finde ich die „ Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023“?

Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023 (Übermittlung der Daten durch die Krankenkassen):

FAQ 3.2: Was muss von den Krankenkassen übermittelt werden?

Es sind die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG zu übermitteln. Diese enthalten:

1. die vom Krankenhausträger vorgelegten Ist-Daten des abgelaufenen Jahres,
2. die vom Krankenhausträger vorgelegten Ist-Daten des laufenden Jahres,
3. die vom Krankenhausträger vorgelegten Forderungsdaten für den Vereinbarungszeitraum,
4. die vom Krankenhausträger vorgelegten Daten und Nachweise für das Jahr 2018, sofern diese nach der Vereinbarung nach § 17b Absatz 4 Satz 2 KHG für die Zuordnung von Kosten von Pflegepersonal zugrunde zu legen sind,
5. die Dokumentation der Vertragsparteien nach § 11 Absatz 1 KHEntgG des vereinbarten Pflegebudgets einschließlich der jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen; aus der Dokumentation müssen die Höhe des Pflegebudgets sowie die wesentlichen Rechengrößen zur Herleitung der vereinbarten, im Pflegebudget zu berücksichtigenden Kosten und der Höhe des Pflegebudgets hervorgehen.

Außerdem ist das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets zu übermitteln.

FAQ 3.3: Welche Vorgaben sind bei der Übermittlung der Daten zu beachten?

Für die zu übermittelnden Daten sind, gem. Anlage 1 der Festlegungen, folgende Vorgaben einzuhalten:

1. Für die Vorlage der Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sind die Vorgaben der für das jeweilige Vereinbarungsjahr gültigen Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu beachten.
2. Die Daten sind in einem Standard-MS Excel-Format zu übermitteln.
3. Jedes Dokument darf nur die Daten für ein Institutionskennzeichen enthalten.
4. Der Dateiname jedes Dokuments hat mit der 9-stelligen IK des Krankenhauses zu beginnen und das Budgetjahr zu enthalten (Bsp. für einen Dateinamen: „261234567_Pflegebudget_2023_Testkrankenhaus.xlsx“).
5. Die Benennung der einzelnen Tabellenblätter sowie die Spaltenüberschriften innerhalb dieser Tabellenblätter haben sich an die Vorgaben der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu halten. Für das Vereinbarungsjahr 2020 ist die Benennung der Tabellenblätter wie folgt vorzunehmen:

• „4.1 IST abgelaufenes Jahr“ oder „IST abgelaufenes Jahr“
• „4.2 IST laufendes Jahr (HR)“ oder „IST laufendes Jahr (Hochrech)“
• „4.3 Forderung“ oder „Forderung“
• „4.4 Vereinbarung“ oder „Vereinbarung“
• „6 Referenzwerte 2018“ oder „Referenzwerte 2018“

1. Aus den Angaben in den Tabellenblättern hat das Datenjahr der angegebenen Daten hervorzugehen.
2. Das Datum der Vereinbarung ist in einem separaten Tabellenblatt mit der Benennung „Datum“ in dem Datumsformat „TT.MM.JJJJ“ zu vermerken. Ab dem Vereinbarungsjahr 2023 ist das Datum auf dem Tabellenblatt „4.0 Anmerkungen“ an der dafür vorgesehenen Stelle einzutragen.
3. Beim Eintrag von Kosten bzw. Vollkräften geht das InEK davon aus, dass auch ein korrespondierender Wert bei Vollkräften bzw. Kosten angegeben wird, sofern die Anlagen der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG die Angabe eines solchen Wertes vorsehen. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als objektiv falsch bzw. nicht vollständig bewertet.
4. In den Anlagen vorgesehene Summen und Zwischensummen sind vollständig einzutragen und korrekt zu bilden. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als nicht vollständig bzw. objektiv falsch bewertet.
5. Leere Zellen werden mit dem Wert „0“ gewertet.
6. In den Daten werden Angaben von #BEZUG- und #Wert-Fehlern als objektiv falsch bewertet.
7. Anmerkungen zu den Vereinbarungsunterlagen können nur dann berücksichtigt werden, wenn diese auf dem dafür vorgesehenen Tabellenblatt „Anmerkungen“ bzw. „4.0 Anmerkungen“ an entsprechender Stelle eingetragen sind.

FAQ 3.4: Welche Fristen gelten für die Übersendung der Pflegebudgetdaten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG an das InEK? Ist es möglich eine Fristverlängerung zu beantragen?

Die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, übermitteln dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus unverzüglich nach der Vereinbarung des Pflegebudgets die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets elektronisch. Unverzüglich bedeutet, dass die Daten gem. § 1 Abs. 1 der aktuell gültigen Festlegungen innerhalb von 4 Wochen nach Vereinbarung des Pflegebudgets vorzulegen sind. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets. Sofern das Pflegebudget durch die Schiedsstelle festgesetzt wurde, gilt entsprechend das Datum der Festsetzung als Vereinbarungsdatum.

Fristverlängerungen über die oben genannten Fristen hinaus, sind nicht möglich.

Wenn die Vereinbarung bereits vor dem 18.01.2022 geschlossen wurde, waren die Daten bis zur Frist zum 15.02.2022 dem InEK vorzulegen. Die Frist des 15. Februar 2022 gilt sowohl für das Vereinbarungsjahr 2020 als auch für das Vereinbarungsjahr 2021.

FAQ 3.5: Sind Sanktionen zu erwarten, wenn die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, dem InEK die Daten nicht fristgerecht vorlegen?

Die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, übermitteln dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus unverzüglich nach der Vereinbarung des Pflegebudgets die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets elektronisch. Unverzüglich bedeutet, dass die Daten gem. § 1 Abs. 1 der „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023“ innerhalb von 4 Wochen nach Vereinbarung des Pflegebudgets vorzulegen sind. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

Für Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, die die Daten im Sinne der Festlegungen nicht oder nicht fristgerecht übermitteln, werden die folgenden Maßnahmen festgelegt:

a)      Für jeden Verweildauertag eines Krankenhausfalls im Entgeltbereich nach § 17b KHG des Vereinbarungsjahres entsteht ein Abschlag in Höhe von 1 Euro. Der Abschlag beträgt mindestens 20.000 Euro und höchstens 400.000 Euro.

b)      Der sich nach Buchstabe a) ergebende Betrag wird auf die Krankenkassen nach § 3 Absatz 1 der Festlegungen  entsprechend ihres Belegungsanteils aufgeteilt. Der Belegungsanteil ergibt sich aus der Datenlieferung nach § 21 Absatz 1 KHEntgG für den Vereinbarungszeitraum. Liegen diese Daten noch nicht vor, sind die Daten des dem Vereinbarungszeitraum vorangehenden Jahres zu nutzen.

FAQ 3.6: Wir haben mit einem Krankenhaus für das Vereinbarungsjahr 2021 bereits ein Pflegebudget vereinbart. Müssen wir bis zur Frist des 15.02.2022 die Pflegebudgetdaten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG vorlegen?

Ja, die Frist des 15.02.2022 gilt auch für das Vereinbarungsjahr 2021, wenn die Vereinbarung bereits vor dem 18.01.2022 geschlossen wurde.

FAQ 3.7: Die Daten des Vereinbarungsjahres 2020 wurden nach den Anlagen 2 der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung vom 25.11.2019 bzw. der Änderungsvereinbarung vom 22.04.2021 erstellt. Was ist zu tun?

Es ist sowohl möglich, die alten Anlagen (1.x) oder neuen Anlagen (4.x) der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung zu übermitteln, je nachdem was von den Krankenhausträgern für die Verhandlungen vorgelegt wurde.

FAQ 3.8: Wir haben die geforderten Daten bereits übermittelt, möchten diese aber korrigieren. Was ist zu tun?

Innerhalb der Frist kann eine Neulieferung erfolgen, bei der die Lieferung im Gesamten, d.h. für ein Krankenhaus alle Dateien mit allen Tabellenblättern, noch einmal in einer neuen DropBox-Lieferung oder über den InEK-Datendienst (siehe auch FAQ 4.2) übermittelt wird.

Außerhalb der vorgegebenen Fristen sollten Sie uns vorab eine E-Mail mit dem Hinweis auf eine Neulieferung aufgrund von Datenkorrekturen schreiben. Auch hier ist bei einer Neulieferung die Lieferung im Gesamten notwendig.

FAQ 3.9: Wir haben als Krankenkasse aktualisierte Daten innerhalb einer Anlage (gem. Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung) vorliegen, da die von den Krankenhausträgern vorgelegten Daten nach Vorlage nochmal geändert wurden. Welche Daten sind zu übermitteln?

Es ist der aktuellste Datenstand der Anlagen zu übermitteln (siehe auch FAQ 3.8).

FAQ 3.10: Zum Zeitpunkt unserer Vereinbarung mit den Krankenhausträgern gab es die Anlage 6 der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung noch nicht. Wie ist vorzugehen?

Gemäß der Festlegungen sind bezüglich der Referenzwerte 2018 „ die vom Krankenhausträger vorgelegten Daten und Nachweise für das Jahr 2018, sofern diese nach der Vereinbarung nach § 17b Absatz 4 Satz 2 KHG für die Zuordnung von Kosten von Pflegepersonal zugrunde zu legen sind“ zu übermitteln.

Wenn die Anlage „6 Referenzwerte 2018“ der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung vorliegt, ist diese an das InEK zu übermitteln. Sofern die Referenzwerte 2018 vorliegen, aber nicht in Form der Anlage 6, sind die Informationen in einem Tabellenblatt „Referenzwerte 2018“ formlos oder in Anlehnung an die Form der Anlage 6 zu übermitteln.

FAQ 3.11: Zum Zeitpunkt unserer Vereinbarung mit den Krankenhausträgern gab es die Anlage „4.4 Vereinbarung“ noch nicht. Wie ist vorzugehen?

Gemäß der Festlegungen ist bezüglich der Vereinbarungsdaten Folgendes zu übermitteln: „ die Dokumentation der Vertragsparteien nach § 11 Absatz 1 KHEntgG des vereinbarten Pflegebudgets einschließlich der jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen; Aus der Dokumentation müssen die Höhe des Pflegebudgets sowie die wesentlichen Rechengrößen zur Herleitung der vereinbarten, im Pflegebudget zu berücksichtigenden Kosten und der Höhe des Pflegebudgets hervorgehen.“.

Wenn die Anlage „4.4 Vereinbarung“ der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung vorliegt, ist diese an das InEK zu übermitteln. Sofern die Vereinbarungsdaten und die Dokumentation der Vertragsparteien nach § 11 Absatz 1 KHEntgG nicht in Form der Anlage 4.4 vorliegen, sind die Informationen in einem Tabellenblatt „Vereinbarung“ formlos oder in Anlehnung an die Form der Anlage 4.4 zu übermitteln.

FAQ 3.12: Wir möchten (1) gem. § 2 Abs. 2 der Festlegungen eine formlose Mitteilung machen, dass entsprechend notwendige Daten vom Krankenhausträger nicht vorgelegt wurden und deswegen nicht übermittelt werden können oder (2) bestimmte Sonderfälle innerhalb der Daten erläutern. Wie ist vorzugehen?

Eine solche Mitteilung kann über ein zusätzliches Tabellenblatt „Anmerkungen“ der Excel-Datei, welche die Krankenkassen in ihrer regulären Datenlieferung an uns übermitteln, erfolgen. Ab dem Vereinbarungsjahr 2023 ist zu diesem Zweck das Tabellenblatt „4.0 Anmerkungen“ in den Anlagen eingefügt.

4. Technische Fragen  (Lieferung durch Krankenkassen)

FAQ 4.1: Ich möchte als Ansprechpartner einer Krankenkasse die Daten für eine oder mehrere IK Daten liefern. Was muss ich tun?

Sie müssen sich zunächst einmalig im InEK-Datenportal registrieren (siehe auch Anwenderhandbuch Kapitel 2.4).

Anschließend ist im InEK-Datenportal unter Basisfunktionen > Stammdatenpflege im Reiter „Funktionen“ die Funktion DropBox hinzuzufügen. Dazu finden Sie unter der Überschrift „Verfügbare Funktionen“ die Funktion DropBox („+ Beantragen“ klicken und anschließend „Speichern“) (siehe auch Anwenderhandbuch Kapitel 3.1.3).

Nach Freischaltung der Funktion durch das InEK werden Sie per E-Mail informiert. Daraufhin steht nach erneuter Anmeldung im InEK-Datenportal unter dem Reiter „Basisfunktionen“ der Menüpunkt „DropBox-Verfahren“ zur Verfügung.

Die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets für das jeweilige Krankenhaus sind verschlüsselt zu übermitteln.

Die Daten können über das DropBox-Verfahren oder den InEK-Datendienst übermittelt werden (siehe FAQ 4.2).

FAQ 4.2 Wie erfolgt die Übermittlung der Pflegebudget-Daten durch die Krankenkasse an das InEK?

Die Übermittlung erfolgt entweder über das DropBox-Verfahren im InEK-Datenportal ( https://daten.inek.org/DataPortal/) oder über den InEK-DatenDienst ( https://www.g-drg.de/Datenlieferung_gem._21_KHEntgG/InEK_DatenDienst). Dabei sind für beide Wege eine vorherige einmalige Registrierung im InEK-Datenportal und die dortige Freischaltung des DropBox-Verfahrens notwendig.

Detaillierte Informationen zur Übermittlung über das DropBox-Verfahren bzw. den InEK- DatenDienst finden Sie im folgenden Dokument:

FAQ 4.3: Wir haben die Daten an das InEK übermittelt und keine Bestätigungsmail erhalten. Was ist zu tun?

Setzen Sie sich bitte mit der Datenstelle des InEK in Verbindung (E-Mail: anfragen@datenstelle.de). Für eine schnellere Bearbeitung Ihrer Anfrage ist die Angabe Ihres Institutionskennzeichens der Krankenkasse hilfreich.

FAQ 4.4: Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?

Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte für die Datenübermittlung das InEK-Datenportal daten.inek.org.

(*) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.