1. Fristen und Allgemeines

1.1.    Wann beginnt die Datenannahme nach §21 Absatz 1 KHEntgG?
Erstlieferungen werden ab dem 01. März 2024 angenommen. Danach sind sanktionsfreie Erstlieferungen bis zum 23. April 2024 möglich. Die Datenannahme endet am 30. April 2024.

Weitere Informationen zu den Lieferfristen finden Sie auf unserer Homepage unter Datenlieferungen gem. § 21 KHEntgG / Dokumente zur Datenlieferung / Merkblatt.

1.2.    Wie lange können Korrekturlieferungen übermittelt werden?
Gemäß § 3 Absatz 2 der Vereinbarung über die Übermittlung von DRG-Daten nach § 21 Abs. 4 und Abs. 5 KHEntgG haben die Krankenhäuser im Rahmen des Fehler- und Korrekturverfahrens die Möglichkeit, bei fristgerechter Übermittlung innerhalb von 4 Wochen nach Eingang der Fehlermeldung der DRG-Datenstelle fehlerfreie DRG-Daten nachzuliefern.
Die Korrekturphase endet somit am 30. April 2024.

1.3.    Wie lange dauert es, bis eine Rückmeldung erstellt wird?
Jede Datenübermittlung erzeugt in der Regel eine Empfangsbestätigung und ein Importprotokoll. Im Regelfall wird die Empfangsbestätigung innerhalb weniger Stunden nach Eingang der Datenlieferung versendet. Soweit die Datenlieferung nicht komplett abgelehnt wurde, werden die übernommenen Dateien inhaltlich geprüft. Das Importprotokoll wird als Ergebnis dieser Prüfung innerhalb von fünf Tagen bereitgestellt.

Für die Datei Pflegepersonal wird zusätzlich ein Importprotokoll sowie ein Fehlerprotokoll mit inhaltlichen Prüfungen in Bezug auf das übermittelte Pflegepersonal zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus wird Teilnehmern der Kostenkalkulationserhebung nach der Bereitstellung des Importprotokolls zusätzlich ein Fehlerprotokoll mit inhaltlichen Plausibilitätsprüfungen der Kosten- und Leistungsdaten bereitgestellt.

Technische Störungen oder hohes Lieferaufkommen können die Erstellung verzögern. Wir raten Ihnen daher eine frühzeitige Datenlieferung anzustreben. So bleibt Ihnen mehr Zeit, Fehler in den Datenlieferungen zu erkennen und notwendige Korrekturlieferungen vorzunehmen.

1.4.    Wer erhält ein Import- bzw. Fehlerprotokoll?
Die Importprotokolle und Fehlerprotokolle der Datei Pflegepersonal werden sowohl dem Absender der Datenlieferung als auch den in der Datei Info angegebenen Adressen in den Feldern „E-Mail-Adresse“ und „E-Mail-Adresse2“ im InEK Datenportal im Reiter Dokumente zur Verfügung gestellt, sofern diese ein Anwenderkonto im InEK Datenportal unter dieser E-Mail-Adresse besitzen.

1.5.    Wie hoch ist die Fehlerquote und muss ich korrigieren?
Die Vereinbarung zum § 21 KHEntgG sagt in § 5 Abs. 2: „Die Übermittlungspflicht wird verletzt, wenn mehr als 1% (prozentuale Bagatellgrenze) oder mehr als 100 (nominale Bagatellgrenze) der abgerechneten Fälle des Berichtszeitraums im Fehlerverfahren von der DRG-Datenstelle nicht akzeptiert oder nicht oder nicht fristgerecht an die DRG-Datenstelle übermittelt werden.“

Dem Blatt „2_Übersicht“ im Fehlerverfahrensbericht können Sie in der Tabelle „Gelieferte Dateien:“ in der Zeile „Fall“ entnehmen, wie viele Fälle übernommen wurden und wie viele abgewiesen wurden. Die Fehlerquote bezieht sich auf die abgewiesenen Fälle ohne die Fehlermeldung A0155.

Da der Datenstelle die Anzahl der übermittlungspflichtigen Fälle nicht bekannt ist, kann sie nicht feststellen, ob die Übermittlungspflicht im obigen Sinne verletzt wird. Dies wird vor Ort mit den Vertragsparteien nach §§ 10 und 11 KHEntgG (Vertragsparteien auf Orts- und Landesebene) geklärt.

Grundsätzlich gilt, dass jeder Fall wichtig ist und möglichst korrigiert werden sollte.

In Bezug auf die Datei Pflegepersonal gibt es keine Fehlerquote. D.h. für diese Datei sind sämtliche Fehlermeldungen zu überprüfen und ggf. zu korrigieren.  Nach der Änderung des § 21 Abs. 5 KHEntgG durch das MDK-Reformgesetz ist jede nicht erfolgte, nicht vollständige oder nicht fristgerechte Datenübermittlung der Datei Pflegepersonal sanktionsbehaftet. Die Sanktion wird standortbezogen im Verhältnis der fehlenden Daten zum zu erwartenden Datenlieferungsumfang ermittelt. Sie beträgt je Standort mindestens 20.000 € und maximal 500.000 €.

Haben Sie bitte Verständnis, dass wir keine abschließende Aussage in Bezug auf Vollständigkeit der Daten machen können.

1.6.    Können Testlieferungen vorgenommen werden?
Sollten Sie eine Testlieferung vornehmen wollen, ist in der Datei Info im Feld „Datenerhebung“ der Wert „Test.D“ einzutragen. Testlieferungen durchlaufen lediglich das Fehlerverfahren und erzeugen ein Importprotokoll. Eine weitere Bearbeitung findet nicht statt. D.h. Testdatenlieferungen werden nicht in die Datenbank übernommen und eine erfolgreiche Testlieferung gilt nicht als erfolgreiche Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG. Die Lieferungen werden schneller und bevorzugt bearbeitet.

1.7.    Korrekturlieferungen
Eine neue Datenlieferung innerhalb einer Datengruppe ersetzt die vorherige Datenlieferung dieser Datengruppe vollständig. Korrekturlieferungen werden in der Reihenfolge des Eingangs verarbeitet.

Wichtig ist, dass immer alle Dateien einer Datengruppe gemeinsam übermittelt werden plus die Dateien Krankenhaus und Info. Wenn z.B. die Datei Standorte korrigiert werden soll, ist diese gemeinsam mit den anderen Dateien der Fall-Datengruppe zu übermitteln, d.h. mit den Dateien Fall, FAB, ICD, Seltene_Erkrankungen, OPS, Entgelte, Krankenhausstruktur_Fachabteilungen, ggf. LEI und gemeinsam mit den Dateien Krankenhaus und Info.

2. Datei Pflegepersonal

2.1.    Zu welchen Standorten ist Pflegepersonal anzugeben?
In der Datei Pflegepersonal sind zu allen Standorten, die in der Datei Standorte angegeben sind, Zeilen anzulegen. Das bedeutet, dass nicht nur zu Standorten mit stationärer Leistungserbringung (Entgeltbereiche DRG und PSY), sondern auch zu Standorten mit Leistungen der psychiatrischen bzw. psychosomatischen Institutsambulanzen (Entgeltbereich PIA) Pflegepersonal anzugeben ist.

2.2.    Wie wird „nicht bettenführend“ im Rahmen der Datei Pflegepersonal definiert?
Unter dem „Merkmal Bettenführend“ = 0 ist das Pflegepersonal anzugeben, welches außerhalb der bettenführenden Stationen eingesetzt wird. Dazu können beispielsweise u.a. eine zentrale Notaufnahme oder eine Aufnahmestation gehören, wenn sie nicht bettenführend sind. Wenn in diagnostischen Bereichen ebenfalls Pflegepersonal nach Definition der Datensatzbeschreibung eingesetzt wird, so sind diese Bereiche als „nicht bettenführend“ mit anzugeben.

2.3.    Kann teilstationär auch bettenführend sein?
Wichtig ist zu unterscheiden, ob eine Behandlung stattfindet oder ausschließlich Diagnostik. Sobald eine Behandlung stattfindet, auch wenn sie teilstationär stattfindet, ist das Merkmal Bettenführend = 1 anzugeben. Beim Merkmal Bettenführend ist somit eine 1 einzugeben, sobald dort eine Behandlung durchgeführt wird, auch wenn es dort keine Betten gibt, sondern lediglich teilstationäre Behandlungsplätze.

Fachabteilungen mit dem „Merkmal Teilstationäre Behandlung“ = 1 können grundsätzlich auch mit dem „Merkmal Bettenführend“ = 1 versehen werden (z.B. bei teilstationären Dialysestationen). Wenn eine Fachabteilung sowohl mit dem „Merkmal Teilstationäre Behandlung“ als auch mit dem „Merkmal Bettenführend“ versehen ist, ist das Pflegepersonal, welches in der unmittelbaren Patientenversorgung auf bettenführenden Stationen tätig ist, den Spalten „Pflege am Bett“ zuordnen.

2.4.    Wann gebe ich beim Fachabteilungsschlüssel „NB8000“ bzw. „NB8001“ an?

Ist ein nicht bettenführender Krankenhausbereich bzw. sind mehrere nicht bettenführende Krankenhausbereiche (d.h. Merkmal Bettenführend = ‚0‘) keiner Fachabteilung zugeordnet, ist im Datenfeld „Fachabteilung“ der „Fachabteilungsschlüssel“ „NB8000“ anzugeben. Für eine nicht bettenführende zentrale Notaufnahme bzw. Aufnahmestation ist hiervon abweichend der „Fachabteilungsschlüssel“ „NB8001“ anzugeben.

Für den Entgeltbereich PIA ist im Datenfeld „Fachabteilung“ „NB8000“ wie bei „Merkmal Bettenführend“ der Wert „0“ anzugeben.

2.5.    Wie sind die Angaben in der Datei Pflegepersonal vorzunehmen, wenn sich im Laufe des Jahres 2023 die Fachabteilungsschlüssel verändert haben?
In Bezug auf Strukturveränderungen im Jahr 2023 ist Folgendes zu beachten: Wichtig ist eine Kongruenz über den gesamten §-21-Datensatz, d.h. es sind alle Fachabteilungen in der Datei Pflegepersonal aufzuführen, die Sie auch in der Datei FAB angeben.

Falls sich in Ihrem Krankenhaus im Jahr 2023 strukturelle Veränderungen in Bezug auf die Fachabteilungen ergeben haben, sind sowohl die ursprünglichen Fachabteilungen als auch die neuen Fachabteilungen in der Datei Pflegepersonal anzugeben. Das Pflegepersonal ist dann nach Inanspruchnahme auf die beiden Fachabteilungen aufzuteilen.

2.6.    In unserer Datei FAB ist eine Fachabteilung ausschließlich aus abrechnungstechnischen Gründen enthalten. Ihr steht keine tatsächliche Fachabteilung mit eigenständigem Personal gegenüber. Wie ist vorzugehen?
Für jede in der Datei FAB enthaltene Fachabteilung müssen Angaben in der Datei Pflegepersonal übermittelt werden. In der Konstellation, dass in der Datenlieferung eines Krankenhauses eine Fachabteilungsangabe in der Datei FAB ausschließlich aus abrechnungstechnischen Gründen enthalten sein sollte, ohne dass dieser Fachabteilung in der Realität tatsächlich eine separate Fachabteilung mit eigenständigem Personal gegenübersteht, ist wie folgt vorzugehen:

Das Pflegepersonal wird vollständig unter der Fachabteilung mit eigenständigem Personal ausgewiesen. Die ausschließlich zu abrechnungstechnischen Zwecken angelegte Fachabteilung wird in den Angaben zum Pflegepersonal vollständig jeweils mit dem Wert „0“ (Null) gefüllt. Im Datenfeld „Pflegesensitiver Bereich“ ist das Wort „mitgeliefert“ gefolgt von der Fachabteilung, unter der die Angaben zum Pflegepersonal mitgeliefert werden in Klammern „()“, anzugeben, also z.B. „mitgeliefert(HA1500)“ (siehe Beispiel im Fehlerverfahren https://www.g-drg.de/datenlieferung-gem.-21-khentgg/datenlieferung-gem.-21-abs.1-khentgg/dokumente-zur-datenlieferung/fehlerverfahren). Dies gilt ausschließlich für nur aus abrechnungstechnischen Gründen angelegte Fachabteilungsangaben und nicht bei interdisziplinärer Belegung. Bei interdisziplinärer Belegung ist das Personal nach Inanspruchnahme aufzuteilen.

2.7.    Unser  Krankenhaus wurde im Rahmen der PpUGV nicht für das Nachweisjahr 2023 als pflegesensitiv ermittelt. Müssen wir die Daten innerhalb der Datei Pflegepersonal nach pflegesensitivem Bereich differenzieren?
Nein. Wenn in Ihrem Krankenhaus ein pflegesensitiver Bereich nach § 137i SGB V bzw. der Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung für das Jahr 2023 ermittelt worden ist, sind die Angaben in der Datei Pflegepersonal auch nach den für das Datenjahr 2023 festgelegten pflegesensitiven Bereichen zu differenzieren. Die Aufgliederung in der Datei Pflegepersonal erfolgt auf Ebene der Fachabteilungen und pflegesensitiven Bereiche. Vom Krankenhaus sind nur die Kennungen zu verwenden, für die nach einer Vereinbarung gem. § 137i Abs. 1 SGB V oder einer Rechtsverordnung nach § 137i Abs. 3 SGB V für das Datenjahr 2023 ein pflegesensitiver Bereich festgelegt/ermittelt wurde.

Wenn für das Krankenhaus kein pflegesensitiver Bereich im Jahr 2023 ermittelt wurde, ist keine Differenzierung zwischen pflegesensitiven Bereichen und nicht pflegesensitiven Bereichen vorzunehmen. In diesem Fall ist das Datenfeld „Pflegesensitiver Bereich“ mit „NON“ auszufüllen.

2.8.    Wo ordne ich das Pflegepersonal ein?
Grundsätzlich sind in der Datei Pflegepersonal alle Pflegekräfte anzugeben, die in der Pflege tätig sind, d.h. im Pflegedienst eingesetzt werden (hiermit ist nicht zwingend nur Dienstart 01 gemeint), differenziert nach den Qualifikationsgruppen („Gesundheits- und Krankenpfleger/-innen“, „Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger/-innen“, „Krankenpflegehelfer/-innen“, „Altenpfleger/-innen“, „Altenpflegehelfer/-innen“, „Akademischer Pflegeabschluss“, „Medizinische Fachangestellte“, „Zahnmedizinische Fachangestellte“, „Anästhesietechnische Assistenten/-innen“, „Notfallsanitäter/-innen und Rettungsassistent/-innen“, „Pflegeassistenten/-innen“, „Sozialassistenten/-innen“, „Sonstige Berufe“, „Ohne Berufsabschluss“, „Auszubildende“)) und differenziert nach „alle“ bzw. „Pflege am Bett“. D.h. es ist auch das Pflegepersonal, das auf nicht-bettenführenden Stationen tätig ist, zu zählen. Weist das Personal zwar eine Qualifikation aus einer der Definitionen aus, ist aber nicht in der Pflege tätig, sind diese nicht in der Datei Pflegepersonal zu zählen. Es sind jeweils die in Vollkräfte umgerechneten beschäftigten Personen anzugeben.

Datenfeld „Gesundheits- und Krankenpfleger/-innen (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger/-innen (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Krankenpflegehelfer/-innen (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Altenpfleger/-innen (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Altenpflegehelfer/-innen (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Akademischer Pflegeabschluss (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Medizinische-Fachangestellte (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Zahnmedizinische-Fachangestellte (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Anästhesietechnische Assistenten/-innen (alle)“: In diesem Daten-feld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Notfallsanitäter/-innen und Rettungsassistent/-innen (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Pflegeassistenten/-innen“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Sozialassistenten/-innen (alle)“: In diesem Datenfeld sind alle in Vollkräfte umgerechneten Personen mit genannter Berufsqualifikation anzugeben, die in der Pflege tätig sind.

Datenfeld „Sonstige Berufe (alle)“: Im Datenfeld ist das im Krankenhaus dem Pflegedienst zugeordnete nachfolgend aufgeführte Personal anzugeben:

• Hebammen und Entbindungspfleger mit einer Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung nach § 5 Absatz 1 des Hebammengesetzes, auch in Verbindung mit den §§ 73 und 74 Absatz 1 des Hebammengesetzes
• Medizinisch-technische Assistenten/-innen in der Funktionsdiagnostik
•  Medizinisch-technische Laboratoriumsassistenten/-innen
• Medizinisch-technische Radiologieassistenten/-innen
• Operationstechnische Assistenten/-innen
• Psychologisch-technische Assistenten/-innen
•  Arztassistenten/-innen
• Apotheker/-innen
• Pharmazeutisch-technische Assistenten/-innen
• Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte
• Krankengymnasten/-innen, Physiotherapeuten/-innen (3-jährige Ausbildung oder gleichwertig anerkannt)
• Masseure/-innen und medizinische Bademeister/-innen
• Logopäden/-innen
• Orthoptisten/-innen
• Heilpädagogen/-innen, Heilerziehungspfleger/-innen
• Psychologen
• Psychologische Psychotherapeuten
• Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten/-innen
• Diätassistenten/-innen, Ernährungstherapeuten/-innen
• Diabetesberater/-innen, Diabetesassistenten/-innen (mit Anerkennung der Deutschen Diabetesgesellschaft)
• Sozialarbeiter/-innen, Sozialpädagogen/-innen
• Ergotherapeuten/-innen
• Rettungshelfer/-innen
• Famuli
• Freiwillige im FSJ
• Freiwillige im Bundesfreiwilligendienst
• Sonstiger anerkannter Berufsabschluss
• Arzt/Ärztin in den Ausbildungsstätten

Datenfeld „Ohne Berufsabschluss (alle)“: Im Datenfeld ist das im Krankenhaus dem Pflegedienst zugeordnete Personal ohne Berufsabschluss anzugeben, das auf den Fachabteilungen eingesetzt wird und keiner der vorgenannten Gruppen zugehörig ist. Auszubildende sind hier nicht anzugeben.

Datenfeld „Pflegepersonal Gesamt (alle)“: Anzugeben ist die Gesamtzahl der auf den bettenführenden Stationen/Fachabteilungen im Pflegedienst eingesetzten Personen. Der Eintrag im Datenfeld „Pflegepersonal Gesamt (alle)“ entspricht der Summe aus den Einträgen in den Datenfeldern „Gesundheits- und Krankenpfleger/-innen (alle)“, „Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger/-innen (alle)“, „Krankenpflegehelfer/-innen (alle)“, „Altenpfleger/-innen (alle)“, „Altenpflegehelfer/-innen (alle)“, „Akademischer Pflegeabschluss (alle)“, „Medizinische Fachangestellte (alle)“, „Zahnmedizinische Fachangestellte (alle)“, „Anästhesietechnische Assistenten/-innen (alle)“, „Notfallsanitäter/-innen und Rettungsassistent/-innen (alle)“, „Pflegeassistenten/-innen (alle)“, „Sozialassistenten/-innen (alle)“, „Sonstige Berufe (alle)“ und „Ohne Berufsabschluss (alle)“. Auszubildende sind hier nicht zu berücksichtigen.

Die Datenfelder „Pflege am Bett“ beziehen sich für die jeweilige Berufsgruppe auf die Personen, die in der unmittelbaren Patientenversorgung auf bettenführenden Stationen tätig sind. Die Angabe ist eine Davon-Angabe der Datenfelder „alle“; sie kann der Angabe im Datenfeld „alle“ entsprechen, wenn Pflegekräfte ausschließlich in der unmittelbaren Patientenversorgung auf bettenführenden Stationen tätig sind.

Datenfeld „Auszubildende“: In diesem Datenfeld ist die Anzahl der Auszubildenden der Pflegeberufe des Pflegefachpersonals anzugeben, d.h. Auszubildende nach dem Krankenpflegegesetz, dem Altenpflegegesetz oder dem Pflegeberufegesetz. Dies gilt unabhängig davon, ob diese Auszubildenden in der Dienstart 01 gebucht werden oder nicht.
Es sind lediglich die Auszubildenden anzugeben, die im eigenen Krankenhaus eingesetzt sind.
Die Anzahl der Auszubildenden ist als Anzahl der Ausbildungskräfte (AK) anzugeben. Eine Ausbildungskraft ist eine mit Ausbildungsvertrag und tariflicher Arbeitszeit ganzjährig beschäftigte Person ohne Berücksichtigung des Anrechnungsverhältnisses (analog Datei Ausbildung, Datenfeld „Auszubildende im eigenen Krankenhaus“).
Wenn der Auszubildende nicht das ganze Jahr im Krankenhaus angestellt ist, sondern unterjährig eine Ausbildung begonnen oder abgeschlossen hat, dann ist dieser anteilig nur für den Zeitraum, den er im Krankenhaus angestellt ist, einzurechnen (z.B. Ausbildungsstart zum 01.09.: Anrechnung mit 0,333).
Auszubildende, die fachabteilungsübergreifend eingesetzt werden, sind (analog zu den Pflegekräften) den entsprechenden Fachabteilungen anteilig nach Inanspruchnahme (= Einsatzzeiten in der Praxisanleitung/-begleitung) zuzurechnen. Wenn Ihnen keine entsprechende Dokumentation vorliegt, ist eine Expertenschätzung der Inanspruchnahme möglich.
Die Zeit, in der sich Auszubildenden in Außeneinsätzen (d.h. außerhalb Ihres Krankenhauses) befinden, sind abzugrenzen und nicht mit anzugeben. Für Auszubildende, die in der Datei Pflegepersonal Berücksichtigung finden, ist der Anteil der theoretischen Ausbildung nicht abzugrenzen.
Eine Unterscheidung zwischen „alle“ und „Pflege am Bett“ erfolgt bei den Auszubildenden nicht. Die Auszubildenden sind nicht in den einzelnen berufsbezogenen Spalten und auch nicht in den Datenfeldern „Pflegepersonal Gesamt“ dazuzuzählen.

2.9.    Können ausländische Pflegekräfte in der Datei Pflegepersonal angerechnet werden?
Ausländische Pflegekräfte, die sich in der Anerkennungsphase nach dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz befinden, sind in der Datei Pflegepersonal insbesondere auch entsprechend der behördlichen Bestätigung in der jeweiligen Berufsgruppe (d.h. Gesundheits- und Krankenpfleger/-innen, Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger/-innen, Krankenpflegehelfer/-innen, Altenpfleger/-innen, Altenpflegehelfer/-innen, Akademischer Pflegeabschluss, Medizinische Fachangestellte, Zahnmedizinische Fachangestellte, Anästhesietechnische Assistenten/-innen, Notfallsanitäter/-innen und Rettungsassistent/-innen, Pflegeassistenten/-innen, Sozialassistenten/-innen und Sonstige Berufe) und bei der Gesamtzahl der Pflegekräfte zu berücksichtigen.

Die Zuordnung erfolgt analog dem Pflegebudget, also in der Qualifikation in dem die Anerkennung stattfindet.

2.10.    Wie ist der Funktionsdienst in der Datei Pflegepersonal einzuordnen (z.B. Diätassistenten)?
In der Datei Pflegepersonal ist das Personal zu berücksichtigen, welches auf den Stationen der Fachabteilungen im Pflegedienst eingesetzt wird. Personal im Funktionsdienst (z.B. im Operationsdienst, in der Anästhesie oder im Herzkatheterlabor) ist in der Datei Pflegepersonal somit im Allgemeinen nicht zu berücksichtigen. Eine Ausnahme besteht darin, wenn der Funktionsdienst einer Station zugeordnet ist und das Personal neben der Tätigkeit im Funktionsdienst auch Aufgaben aus der Pflege übernimmt. In diesem Fall ist das Personal seiner Qualifikation entsprechend anteilig nach Inanspruchnahme an „Pflege am Bett“ in der Datei Pflegepersonal aufzuführen. Das Personal im Funktionsdienst ist somit nicht per se unter Pflegepersonal „alle“ anzugeben, sondern ausschließlich zu dem Anteil in dem es pflegerisch tätig ist.

2.11.    Wie ist die Stationsleitung/Pflegedienstleitung in der Datei Pflegepersonal zu berücksichtigen?
Sofern die Stationsleitung einer Station zugehört ist, so ist diese in der Datei Pflegepersonal (im Datenfeld „alle") aufzuführen und ggf. nach Inanspruchnahme anteilig unter „Pflege am Bett“ zu berücksichtigen, in dem Umfang, in dem sie in der unmittelbaren Patientenversorgung auf Stationen tätig war.

Übergeordnetes Personal (z.B. Pflegedienstleitung), welches nicht einer Station zugeordnet ist, wird in der Datei Pflegepersonal nicht berücksichtigt.

2.12.    Können Schüler in der Datei Pflegepersonal berücksichtigt werden?
Die Anzahl der Auszubildenden wird in AK angegeben - eine AK ist dabei eine mit Ausbildungsvertrag und tariflicher Arbeitszeit ganzjährig beschäftigte Person ohne Berücksichtigung des Anrechnungsverhältnisses. Eine Unterscheidung zwischen „alle“ und „Pflege am Bett“ erfolgt bei den Auszubildenden nicht. Auszubildende sind nicht in den einzelnen berufsbezogenen Spalten und auch nicht in den Datenfeldern „Pflegepersonal Gesamt“ dazuzuzählen.

Ebenso sind Schüler, die ein Schulpraktikum absolvieren, in der Datei Pflegepersonal in keiner Kategorie zu berücksichtigen, d.h. weder unter dem Datenfeld mit der Endung „alle“ noch unter den Datenfeldern „Pflege am Bett“.

2.13.    Können Leiharbeitnehmer in der Datei Pflegepersonal berücksichtigt werden?
Personal ohne direktes Beschäftigungsverhältnis (im Personal-Leasing-Verfahren, als Honorarkraft, Leiharbeitnehmer oder im Rahmen einer konzerninternen Personalgesellschaft) ist mit zu berücksichtigen. Weitere Informationen finden Sie unter Frage 2.18.

2.14.    Wir belegen unsere Stationen interdisziplinär. Wie soll ich in der Datei Pflegepersonal die fachabteilungsbezogenen Angaben eintragen?
Bei interdisziplinärer Belegung rechnen Sie bitte das Pflegepersonal anteilig den Fachabteilungen zu. Die anteilige Verrechnung nehmen Sie dabei nach Inanspruchnahme vor. Das eingesetzte Pflegepersonal ist nach der Inanspruchnahme anteilig auf die Fachabteilungen aufzuteilen und mit drei Nachkommastellen anzugeben. Hierzu ist, wenn möglich, der Verteilungsschlüssel Pflegetage zu nutzen.

2.15.    Wie werden Springer eingetragen?
Pflegekräfte, die fachabteilungsübergreifend eingesetzt werden (z.B. Personal-Pool bzw. Springer), sind den einzelnen Fachabteilungen jeweils anteilig nach Inanspruchnahme zuzuordnen.

2.16.    Wie erfolgt die Berechnung in Vollkräfte?
Die Berechnung der Vollkräfte orientiert sich an den Vorgaben der Krankenhausstatistik. Um eine Vergleichbarkeit der Zahlen zu erreichen wird von einer genormten Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden ausgegangen. Die Umrechnung in Vollkräfte ergibt sich aus der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden im Verhältnis zu den Stunden der genormten Wochenarbeitszeit. Z.B. würde eine Vollzeitkraft mit einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden als 1,039 in die Gesamtzahl eingehen. Die Angaben erfolgen mit drei Nachkommastellen; ganzzahlige Werte können ohne Nachkommastellen angegeben werden.

Die Gesamtzahl der Vollkräfte im Jahresdurchschnitt ergibt sich aus der Summe der jeweils auf die genormte Wochenarbeitszeit umgerechneten Teilzeitkräfte, der entsprechend umgerechneten kurzfristig oder geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer/Arbeitnehmerinnen und der Beschäftigten, die im gesamten Jahr bei voller Arbeitszeit eingesetzt waren. Überstunden und Bereitschaftsdienste werden nicht in die Berechnung einbezogen. Zeiten, die für das Krankenhaus keine Personalkosten verursacht haben (Arbeitsunfähigkeit außerhalb der Lohnfortzahlung, unbezahlter Urlaub, Mutterschutz) sind nicht in die Berechnung einzubeziehen. Arbeitnehmer/-innen in Altersteilzeit sind – abhängig von der gewählten Arbeitszeitverteilung – entsprechend dem jeweiligen Beschäftigungsumfang in Vollkräfte umzurechnen. Beschäftigte, die sich für die Altersteilzeit im sog. Blockmodell entschieden haben, sind während der Freistellungsphase bei der Umrechnung in Vollkräfte nicht zu berücksichtigen (obwohl dem Krankenhaus in der Freistellungsphase anteilige Personalkosten entstehen). Personal ohne direktes Beschäftigungsverhältnis (im Personal-Leasing-Verfahren, als Honorarkraft oder im Rahmen einer konzerninternen Personalgesellschaft) ist mit zu berücksichtigen.

2.17.    Wie sind die Summenzeilen in der Datei Pflegepersonal anzugeben?
Für jeden Standort ist eine Summenzeile über alle angegebenen Datensätze des jeweiligen Standortes anzugeben. Für die Summenzeile wird die Standortnummer nach § 293 Abs. 6 SGB V und die Fachabteilung „HA9999“ mit der Angabe „SUM“ im Datenfeld „Pflegesensitiver Bereich“ eingetragen. Für Krankenhäuser mit mehreren Standorten ist zusätzlich die krankenhausbezogene Summe über alle Standorte zu übermitteln. Dazu wird im Datenfeld „Standortnummer“ der Wert „999999999“ und die Fachabteilung „HA9999“ mit der Angabe „SUM“ im Datenfeld „Pflegesensitiver Bereich“ eingetragen.

Bei einem Krankenhaus mit lediglich einem Standort entfallen entsprechend die standortbezogenen Summen; in der Summenzeile für das Krankenhaus ist im Datenfeld „Standortnummer“ die Standortnummer nach § 293 Abs. 6 SGB V einzutragen. Die Summenzeile mit der Standortnummer „999999999“ entfällt dann.

In den mit „HA9999“ im Datenfeld Fachabteilung gekennzeichneten (standortbezogenen bzw. krankenhausbezogenen) Summenzeilen sind alle für den Krankenhausstandort bzw. für das Krankenhaus übermittelten Werte im Datenfeld „Merkmal Bettenführend“ der Wert „9“ zu übermitteln.

In den mit „HA9999“ im Datenfeld Fachabteilung gekennzeichneten Summenzeilen ist für den Krankenhausstandort bzw. für das Krankenhaus die Angabe „SUM“ als Entgeltbereich zu übermitteln.

In den mit „HA9999“ im Datenfeld Fachabteilung gekennzeichneten Summenzeilen ist für den Krankenhausstandort bzw. für das Krankenhaus der Wert „9“ im Datenfeld „Merkmal Teilstationäre Behandlung“ zu übermitteln.

Krankenhausbezogene Summenangaben über die Fachabteilungen und Standorte hinweg (z.B. Summe der krankenhausbezogenen Angaben zur Fachabteilung „Innere Medizin (HA0100)“ über mehrere Standorte) sind nicht anzugeben.

2.18.    Ist das Pflegepersonal immer nach direktem und indirektem Beschäftigungsverhältnis zu differenzieren? Muss in jedem Fall eine Zeile mit 0 und eine Zeile mit 1 in der Spalte „Merkmal Beschäftigungsverhältnis“ pro Fachabteilung angelegt werden, sodass „Null“-Datensätze bestehen, wenn keine Leiharbeiter eingesetzt wurden?

Das Pflegepersonal und die Betten/Plätze sind neben den anderen Kriterien auch nach „mit direktem Beschäftigungsverhältnis“ und „ohne direktes Beschäftigungsverhältnis“ zu differenzieren. Für das Pflegepersonal in direktem Beschäftigungsverhältnis ist in der Spalte „Merkmal Beschäftigungsverhältnis“ eine ‚0‘ anzugeben, für Pflegepersonal ohne direktes Beschäftigungsverhältnis eine ‚1‘. Ist in einer Fachabteilung sowohl Pflegepersonal in direktem Beschäftigungsverhältnis und ohne direktes Beschäftigungsverhältnis vorhanden, ist jeweils eine Zeile für Personal in direktem Beschäftigungsverhältnis mit dem Krankenhaus und eine Zeile für das Personal ohne direktes Beschäftigungsverhältnis (z.B. angestellt bei Zeitarbeitsfirmen oder Leiharbeitnehmer bzw. Honorarkraft) anzulegen.

Demnach sind sowohl das Pflegepersonal als auch die Betten/Plätze auch nach dem Kriterium „mit direktem Beschäftigungsverhältnis“ und „ohne direktes Beschäftigungsverhältnis“ nach Inanspruchnahme aufzuteilen.
Wenn in einer Fachabteilung allerdings kein Personal "ohne direktes Beschäftigungsverhältnis" eingesetzt wird, ist keine Nullzeile (Zeile mit ausschließlich „0“-Werten) zu übermitteln.

3. Datei Standorte

3.1.    Muss ich in der Datei Standorte alle Standorte gem. § 293 Abs. 6 SGB V angeben, die auch im Standortverzeichnis eingetragen wurden?
In der Datei Standorte sind alle Standorte mit stationärer (auch rein teilstationärer) Leistungserbringung sowie Leistungen der psychiatrischen bzw. psychosomatischen Institutsambulanzen anzugeben. Wichtig ist, dass alle Standortnummern, die in der Datei FAB und/oder der Datei Pflegepersonal übermittelt werden, in der Datei Standorte enthalten sind.

4. Datei Krankenhausstruktur Fachabteilungen

4.1.    Wie zähle ich Intensivbetten in der Datei Krankenhausstruktur_Fachabteilungen?
Anzugeben ist die Anzahl der jahresdurchschnittlich aufgestellten Intensivbetten der Fachabteilung. Der Jahresdurchschnitt der aufgestellten Betten ergibt sich als Mittelwert der jeweils an den Monatsenden vorhandenen Betten. Die Angabe kann somit von der Anzahl der im Krankenhausplan ausgegeben Betten abweichen. Diese Angabe ist eine Davon-Angabe des Datenfelds „Anzahl Betten“. Sind in einer Fachabteilung keine Intensivbetten aufgestellt, ist der Wert „0“ (Null) anzugeben. Bei einer ausgewiesenen Intensivstation entspricht die Anzahl der Betten der Fachabteilung in der Regel der Anzahl der Intensivbetten der Fachabteilung.

Die Einstufung „Intensivbett“ erfolgt ausschließlich aufgrund der abweichenden Pflegeintensität der typischerweise in diesem Bett versorgten Patienten sowie der sich typischerweise ergebenden Erfordernisse hinsichtlich Personal und Sachmitteleinsatz. Die Einstufung orientiert sich an den personellen und strukturellen Anforderungen der OPS-Kodes
8-980 Intensivmedizinische Komplexbehandlung (Basisprozedur),
8-981 Neurologische Komplexbehandlung des akuten Schlaganfalls,
8-98b Andere neurologische Komplexbehandlung des akuten Schlaganfalls,
8-98d Intensivmedizinische Komplexbehandlung im Kindesalter (Basisprozedur) und
8-98f Aufwendige intensivmedizinische Komplexbehandlung (Basisprozedur).

Dabei steht die Fragestellung im Vordergrund, ob die in dem Intensivbett behandelten Patienten grundsätzlich mit einem der vorgenannten OPS-Kodes kodiert werden dürfen und nicht, ob für den individuellen Fall tatsächlich einer der vorgenannten OPS-Kodes kodiert wurde.

Die Vertragspartner sind sich darin einig, dass die o. g. Definition des „Intensivbettes“ ausschließlich den Zwecken dieser Vereinbarung dient. Sie stellt kein Präjudiz für anderweitige Fragestellungen im Hinblick auf die Definition intensivmedizinischer Leistungen oder Strukturen im Krankenhaus dar.

Des Weiteren ist es wichtig, dass die Anzahl der aufgestellten Betten über den gesamten §-21-Datensatz kongruent ist. Es ist zu beachten, dass die Einstufung Intensivbett auch für die Dateien Krankenhaus und Standorte gilt und in der Datei FAB auch bei Schlaganfall-Patienten mit einem der oben aufgeführten OPS-Kodes das Feld "Kennung-Intensivbett" mit "J" zu befüllen ist.

4.2.    Wie wirken sich Stationsschließungen oder Bettensperrungen auf die Berechnung der „Anzahl Betten“ aus?
Im Datenfeld „Anzahl Betten“ ist die Anzahl der in der angegebenen Fachabteilung am Standort im Datenjahr durchschnittlich tatsächlich aufgestellten Betten anzugeben. Sie kann von der Anzahl der nach Krankenhausplan verfügbaren Betten abweichen. Es sind die Betten zu zählen, die grundsätzlich für die Versorgung vollstationärer Fälle genutzt werden. Bei interdisziplinärer Belegung eines Krankenhausbereiches durch mehrere Fachabteilungen, ist für alle Fachabteilungen eine eigenständige Zeile anzulegen. Die Anzahl der Betten ist nach der Inanspruchnahme auf die Fachabteilungen aufzuteilen und mit drei Nachkommastellen anzugeben. Ganzzahlige Werte können ohne Nachkommastellen angegeben werden.

Teilstationäre Behandlungsplätze sind hier nicht mitzuzählen. Bei Fachabteilungen der Geburtshilfe sind die Betten der Neugeborenen nicht mitzuzählen.

Der Jahresdurchschnitt der aufgestellten Betten ergibt sich als Mittelwert der jeweils an den Monatsenden vorhandenen Betten.

Bei geschlossenen Stationen sind die Betten im Zeitraum der Schließung nicht zu zählen. Bei kurzzeitigen Bettensperrungen, wenn beispielsweise ein Bett gesperrt wird, da aufgrund eines Corona-Falls nur noch eine 1-Bett-Belegung vorgesehen ist, sind diese gesperrten Betten mitzuzählen, da sie grundsätzlich aufgestellt sind.

4.3.    Sind die in der Datei Pflegepersonal angegebenen Fachabteilungsschlüssel „NB8000“ bzw. „NB8001“ auch in der Datei Krankenhausstruktur_Fachabteilungen zu übermitteln?
Die Fachabteilungsschlüssel „NB8000“ bzw. „NB8001“ sind ausschließlich in der Datei Pflegepersonal zu übermitteln. Da in der Datei Krankenhausstruktur_Fachabteilungen keine Differenzierung nach bettenführenden und nicht-bettenführenden Fachabteilungen erfolgt, ist die Angabe dieser Fachabteilungen nicht relevant.

4.4.    Unser Krankenhaus hat nur eine Fachabteilung an einem Standort. Ist die Datei Krankenhausstruktur_Fachabteilungen trotzdem zu übermitteln?
Ja, die Datei Krankenhausstruktur_Fachabteilungen ist auch von Krankenhäusern mit nur einer Fachabteilung bzw. nur einem Standort zu übermitteln.

4.5.    Sind auch Fachabteilungen zu übermitteln, die als eine Besondere Einrichtung eingestuft werden? Wir haben beispielsweise eine Palliativstation, die räumlich und organisatorisch abgegrenzt und der Fachabteilung 3752 zugeordnet ist. Auf dieser Fachabteilung werden ausschließlich Fälle der Besonderen Einrichtung Palliativstation behandelt. Ist diese Fachabteilung in der Datei Krankenhausstruktur_Fachabteilungen zu übermitteln?
Ja, es sind alle Fachabteilungen eines Krankenhauses zu übermitteln. Dem Fachabteilungsschlüssel ist bei Fachabteilungen das Präfix ‚HA’ (Hauptabteilung) oder ‚BA’ (Belegabteilung), bei Besonderen Einrichtungen das Präfix ‚BE’ voranzustellen. Werden Betten bspw. von einer als Haupt- und Belegabteilung „Misch-Fachabteilung“ genutzt, sind zwei Zeilen mit den Präfixen ‚HA‘ und ‚BA‘ zu übermitteln und die Bettenzahl in Abhängigkeit der Nutzung aufzuteilen.

4.6.    Wir haben interdisziplinäre belegte Fachabteilungen. Wie können wir die Betten in der Datei Krankenhausstruktur_Fachabteilungen angeben?
In der Datei Krankenhausstruktur_Fachabteilungen ist die Anzahl der im Berichtszeitraum durchschnittlich aufgestellten Betten in Fachabteilungen zu übermitteln. Bei interdisziplinärer Belegung eines Krankenhausbereiches durch mehrere Fachabteilungen, ist für alle Fachabteilungen standortbezogen eine eigenständige Zeile anzulegen. Die Anzahl der Betten ist nach der Inanspruchnahme auf die Fachabteilungen aufzuteilen. Die Betten können hierbei mit bis zu drei Nachkommastellen angegeben werden.

4.7.    Für die PIA-Fälle werden keine Fachabteilungen übermittelt. Ist trotzdem eine Zeile für PIA anzulegen?
Da PIA-Fälle keiner Fachabteilung zugeordnet werden und auch die Datei FAB für PIA-Fälle „leer“ übermittelt wird, sind keine Angaben zu PIA-Standorten in dieser Datei zu machen. Für reine PIA-Datenlieferungen ist diese Datei ebenfalls „leer“ zu übermitteln. Das bedeutet, dass alle Kopfzeilen gemäß Datensatzbeschreibung des §21-Datensatzes zu übermitteln sind, aber keine weiteren Datenzeilen angelegt werden.

5. Datei Ausbildung

5.1.    Wir haben seit September 2021 im Krankenhaus angestellte Schüler, aber keine eigene Ausbildungsschule am Haus. Müssen wir die Datei Ausbildung liefern?
Ja, die Datei Ausbildung ist zu übermitteln. Wenn bei einem Krankenhaus die schulische (theoretische) Ausbildung durch ein zentrales Ausbildungsinstitut eines Trägers (z.B. als zentraler Dienst einer GmbH oder einer Kommune) oder durch eine staatliche Schule durchgeführt wird, so ist dieses Krankenhaus als ein Krankenhaus mit eigener Ausbildungsstätte zu betrachten, sofern die Voraussetzungen des § 2 Nr. 1a KHG erfüllt sind (s. Ausbildungsstätten-Typ 5 oder 6).

5.2.    Für das Jahr 2023 liegt uns noch keine Vereinbarung der Gesamtkosten Ausbildungsstätte vor. Ist nun der Forderungsbetrag anzusetzen oder der zuletzt vereinbarte Betrag aus dem Vorjahr?
Wenn Sie noch keine Vereinbarung für die Auszubildenden gem. § 17a KHG für das Jahr 2023 geschlossen haben, tragen Sie bitte den Wert 0 (Null) ein.

Für die Ausbildungsstätte AP5/AP6 ist das Ausbildungsbudget der Pflegeschule zuzüglich Ausbildungsbudget des Trägers der praktischen Ausbildung zuzüglich Summe für die Ausbildungsmehrvergütung jeweils für das Datenjahr anzugeben.

5.3.    Wir bilden sowohl AP5 Pflegefachfrau/-mann als auch A07 Krankenpflegehelfer aus. Wie können wir das in der Datei Ausbildung darstellen?
Im Datenjahr 2023 werden die Auszubildenden je nach Finanzierungsgrundlage getrennt dargestellt. Entsprechend sollten Sie wie folgt vorgehen:
Ausbildungsstätte(/Ausbildungsberuf) A01-A14 sind ausschließlich für Ausbildungsstätten mit Finanzierung gem. § 17a KHG zu verwenden. Ausbildungsstätte(/Ausbildungsberuf) AP5/AP6 sind ausschließlich für Ausbildung und Pflegeschulen mit Finanzierung gem. PflBG zu verwenden. Somit ist für jede Ausbildungsstätte(/Ausbildungsberuf) und Ausbildungsstätten-Typ eine Zeile zu übermitteln.

5.4.    Wie ist die Definition der Ausbildenden im Rahmen der Datenlieferung nach § 21 KHEntgG? Sind hier auch Honorarkräfte mitzuzählen?
Anzugeben ist die im Berichtszeitraum durchschnittlich beschäftigte Anzahl der Ausbildenden in Vollkräften (VK). Zu den Ausbildenden gehören hauptamtlich angestellte Lehrkräfte und Praxisanleiter/Mentoren, nicht jedoch am Krankenhaus beschäftigte Personen, die im Rahmen einer genehmigten Nebentätigkeit in den Ausbildungsstätten Unterricht erteilen (Honorarkräfte).

Eine Vollkraft (VK) ist eine mit Arbeitsvertrag und tariflicher Arbeitszeit ganzjährig beschäftigte Person.

Bei Ausbildungsstätten-Typ 3 sind Lehrkräfte der Ausbildungsstätte und die Praxisanleiter/Mentoren des eigenen Krankenhauses anzugeben.
Bei Ausbildungsstätten-Typ 4 sind die Praxisanleiter/Mentoren des eigenen Krankenhauses anzugeben.
Bei Ausbildungsstätten-Typ 5 und 6 sind die Ausbildenden, die am zentralen Ausbildungsinstitut beschäftigt sind, nicht anzugeben, sondern nur die Praxisanleiter/Mentoren des eigenen Krankenhauses.

5.5.    Unser Krankenhaus selber hat keine Auszubildenden. Allerdings kommen die Auszubildenden eines anderen Krankenhauses zu mehrwöchigen Praxiseinsätzen zu uns. Wie ist hier vorzugehen?
Die Datei Ausbildung ist zu übermitteln, sobald Sie Auszubildende oder Ausbilder haben. Mit einer Kooperation ist es Ausbildungsstätten-Typ 5. Sie haben zwar keine Auszubildende, jedoch entstehen Kosten für die praktische Ausbildung und ein Sachaufwand.

Grundsätzlich gilt, dass Krankenhäuser die Datei Ausbildung übermitteln, sofern sie im Datenjahr eine Ausbildungsstätte vorgehalten haben. Bei einem Ausbildungsverbund, bei dem die Ausbildungsstätte einem Verbund-Krankenhaus zugeordnet ist, dürfen die übrigen Verbund-Krankenhäuser (Ausbildungsstätten-Typ 5 und 6) keine Ausbildungsplätze angeben. Da das Datenfeld „Ausbildungsplätze insgesamt“ ein Muss-Feld ist, muss das Datenfeld dann mit dem Wert „0“ gefüllt werden.

5.6.    Sind akademische Hebammen zu übermitteln?
Die Angaben sind auch für Hebammenstudierende zu machen.

Als Kosten sind einerseits die Ausbildungsvergütungen nach §34 Abs. 1 Hebammengesetz und andererseits die Personal- und Sachkosten für die praktische Ausbildung am Krankenhaus zu übermitteln.

Zu den Kosten des Krankenhauses gehören gem. § 17a Abs. 1 KHG auch die Kosten für die berufspraktische Ausbildung durch ambulante hebammengeleitete Einrichtungen oder durch freiberufliche Hebammen. Wenn die Kosten der berufspraktischen Ausbildung der Externate nicht bekannt sind, können Sie auch die dafür vereinbarten Pauschalen als Sachkosten angeben.

6. Datei Fall

6.1.    Was gebe ich bei der Krankenversichertennummer an?
Der unveränderliche Teil der Krankenversichertennummer nach § 290 Abs. 1 Satz 2 SGB V (10-stellige „Versicherten-ID“ der Krankenversichertenkarte) ist anzugeben. Die Krankenversichertennummer ist nur bei Patienten mit elektronischer Gesundheitskarte anzugeben. In allen anderen Fällen ist „9999999999“ anzugeben. Genauere Informationen finden Sie im Fehlerverfahren Teil A unter Punkt 6.4.2.

6.2.    Sind auch Fälle nach § 140a SGB V Besondere Versorgung zu übermitteln?
Ja, auch Fälle nach § 140a SGB V Besondere Versorgung (integrierte Versorgung) sind zu übermitteln. Sie sind am Aufnahmegrund (3. und 4. Stelle mit den Werten „41“ bis „47“) zu erkennen.

6.3.    Sind auch Fälle der Übergangspflege im Krankenhaus nach § 39e SGB V zu übermitteln?
Eine Verpflichtung zur Übermittlung der Fälle der Übergangspflege im Krankenhaus nach § 39e SGB V besteht nicht. Wenn Sie diese Fälle dennoch übermitteln (bspw. weil Ihr Krankenhausinformationssystem diese Fälle standardmäßig mit ausleitet), ist dies von Seiten der Datenstelle grundsätzlich möglich. In diesem Fall sind die in dieser Datensatzbeschreibung beschriebenen Festlegungen insbesondere zum Aufnahmegrund für die Übermittlung der Fälle in Übergangspflege zwingend zu beachten, damit die Fälle der Übergangspflege sicher erkannt und zugeordnet werden können und im Fehlerverfahren nicht auffällig werden.

6.4.    Wie sind ausländische oder wohnsitzlose Patienten anzugeben?
Bei ausländischen oder wohnsitzlosen Patienten ist das Datenfeld „PLZ“ in der Datei Fall mit dem Wert „00000“ anzugeben. Bei ausländischen Patienten ist als Wohnort das Land, in dem sich der Wohnort des Patienten befindet, anhand des internationalen Länderkennzeichens anzugeben. Dem Länderkennzeichen ist zur besseren Unterscheidung von Wohnangaben ein Stern „*“ voranzustellen. Bei wohnsitzlosen Patienten ist als Wohnort die Stadt, in der sich das Krankenhaus befindet, anzugeben.

7. Datei FAB

7.1.    Wie sind die Datumsangaben zur Kennung „Intensivbett“ in der Datei FAB einzutragen?
In der Datei FAB soll auf Basis der Daten die Verweildauer des Patienten auf die Bereiche der Normalpflege (auf Normalstationen) und der intensivmedizinischen Betreuung aufgeteilt werden. Bei einer Verlegung in ein Intensivbett ohne Wechsel der Fachabteilungsangabe ist entsprechend der Zeitpunkt der internen Verlegung von einem Bett der Normalpflege in ein Bett der intensivmedizinischen Versorgung (bzw. umgekehrt) durch die dazugehörigen Datumseingaben einzutragen.

Beispiel: Patient wird vom 02.01.2023 bis zum 12.01.2023 im Fachbereich Innere Medizin (FAB-Schlüssel 0100) behandelt. Vom 04.01.2023 bis zum 07.01.2023 erfolgte eine intensivmedizinische Behandlung in einer interdisziplinären Intensivstation ohne eigenen FAB-Schlüssel 36xx. Die Datei FAB sieht dann bspw. so aus:

IK;Entlassender-Standort;Entgeltbereich;KH-internes-Kennzeichen;Standortnummer-Behandlungsort;FAB;FAB-Aufnahmedatum;FAB-Entlassungsdatum;Kennung-Intensivbett
260100012;770001000;DRG;Pat2;770001000;HA0100;202301020800;202301041100;N
260100012;770001000;DRG;Pat2;770001000;HA0100;202301041100;202301071000;J
260100012;770001000;DRG;Pat2;770001000;HA0100;202301071000;202301120900;N

8. Datei Seltene Erkrankungen

8.1.    Die Alpha-ID-SE Kodierung bzw. die Orpha-Kennnummer waren erst seit dem 01.04.2023 verpflichtend. Wie wird mit den fehlenden Daten aus dem ersten Quartal umgegangen?
Gemäß der Fortschreibung vom 08.07.2022 zur Datenübermittlung nach § 301 SGB V wird ab dem 01.04.2023 eine flächendeckende/bundesweite Kodierung umgesetzt. Die Angabe erfolgt durch alle Krankenhäuser für ab dem 01.04.2023 ins Krankenhaus aufgenommene Patienten. Somit ist die Orpha-Kennnummer für die Fälle zu übermitteln, die ab dem 01.04.2023 in Ihrem Krankenhaus aufgenommen wurden.

8.2.    Die Beziehung ICD zu Alpha Kodierung ist 1 =n. Das bedeutet für einen ICD Kode kann es bis zu n Alpha SE Kodes geben. Wie sollen wir vorgehen?
In der Datei „Seltene_Erkrankungen“ sind alle fallbezogenen Orpha-Kennnummern zu übermitteln. Die Angabe mehrerer Schlüssel ist möglich. Dabei muss kein eindeutiger Bezug zur Haupt- oder Nebendiagnose hergestellt werden.

8.3.    Müssen wir als reine PIA die Datei „Seltene_Erkrankungen“ übermitteln?
Die Datei „Seltene_Erkrankungen“ ist von allen Krankenhäusern mit stationärer Leistungserbringung sowie rein psychiatrischen oder psychosomatischen Institutsambulanzen zu übermitteln. Wurden keine seltenen Erkrankungen behandelt ist die Datei leer (ausschließlich mit Kopfzeile) zu übermitteln.

9. Datei Notfallstrukturen

9.1.     Unser Krankenhaus nimmt nicht an der strukturierten Notfallversorgung teil, ist die Datei Notfallstrukturen trotzdem zu übermitteln?
Ja, die Datei wurde mit dem Medizinforschungsgesetz vom 23.10.2024 Bestandteil der Datenübermittlung. Beachten Sie bitte hinsichtlich der anzugebenen Daten die Fortschreibung der §-21-Datensatzbeschreibung vom 25.11.2024 unter „Datei Notfallstrukturen“.

9.2.     Können Module der speziellen Notfallversorgung und Notfallstufen gleichzeitig für einen Standort angegeben werden?
Nein, gemäß § 1 Abs. 3 Notfallstufenvergütungsvereinbarung können die Module Schwerverletztenversorgung, Schlaganfallversorgung, Durchblutungsstörungen am Herzen und Spezialversorgung nur dann vereinbart werden, wenn keine Einstufung in eine der Stufen der allgemeinen Notfallversorgung (Stufe 1: Basisnotfallversorgung, Stufe 2: erweiterte Notfallversorgung, Stufe 3: umfassende Notfallversorgung) vereinbart wird.

Es kann daher ausschließlich das Modul Notfallversorgung Kinder zusätzlich zu einer Notfallstufe angegeben werden (siehe FAQ 9.4).

9.3.     Welche Module der speziellen Notfallversorgung können gleichzeitig für einen Standort angegeben werden?
Das Modul Notfallversorgung Kinder kann gemäß der Notfallstufenvergütungsvereinbarung gemeinsam mit einem der Module Schwerverletztenversorgung, Schlaganfallversorgung oder Durchblutungsstörungen am Herzen vereinbart werden.

Außerdem können die Module Schlaganfallversorgung und Durchblutungsstörungen am Herzen gemeinsam vereinbart werden.

9.4.     Kann das Modul Notfallversorgung Kinder gemeinsamen mit der allgemeinen Stufe der Notfallversorgung (Datenfeld „Notfallstufe“) angegeben werden?
Das Modul Notfallversorgung Kinder kann gemeinsam mit einer der allgemeinen Notfallstufen (Stufe 1: Basisnotfallversorgung, Stufe 2: erweiterte Notfallversorgung, Stufe 3: umfassende Notfallversorgung) vereinbart werden.

Ein Krankenhaus, dessen Versorgungsauftrag ausschließlich die Versorgung von Kindern umfasst, kann nicht zusätzlich eine allgemeine Notfallstufe für die Erwachsenennotfallversorgung vereinbaren.

In dem Datenfeld „Notfallstufe“ darf somit nicht die vereinbarte Notfallstufe für das Modul Notfallversorgung Kinder angegeben werden.

9.5.     Für unseren Standort haben wir sowohl eine allgemeine Notfallstufe für die Erwachsenennotfallversorgung als auch eine Notfallstufe für das Modul Notfallversorgung Kinder vereinbart. Wie sind die Daten anzugeben?
In dem Datenfeld „Notfallstufe“ ist die vereinbarte allgemeine Notfallstufe für die Erwachsenennotfallversorgung anzugeben. Für das Datenfeld „Modul Notfallversorgung Kinder“ ist die Angabe zur vereinbarten Stufe für das Modul Notfallversorgung Kinder zu machen.

10. Fehlermeldungen

10.1.    Welcher Entgeltbetrag wird bei der Prüfung E0013 erwartet?
Die Prüfung bezieht sich auf die vereinbarten Entgeltbeträge unter Berücksichtigung des Gültigkeitszeitraums. Sollten sich hier Änderungen ergeben haben, sind diese nach Rücksprache mit der Datenstelle nachzureichen.

Im Prüfalgorithmus werden Sonderkonstellationen berücksichtigt wie bspw. die Übermittlung von PKV-Fällen (Beihilfeversicherung). Der Entgeltbetrag für die Leistung der PKV ist zu 100% für die DRG-Fallpauschale zu übermitteln.

10.2.    Wo liegt der Fehler beim Auftreten der Prüfung P0025?
In den Deutschen Kodierrichtlinien für die Psychiatrie/Psychosomatik findet sich der Hinweis, dass ein Kode aus diesem Bereich in der Regel zu Beginn der Behandlung und bei jedem Wechsel der Behandlungsart anzugeben (siehe unter PEPP-Entgeltsystem 2023 / Kodierrichtlinien / DKR-Psych 2023 auf Seite 21 (PP005g)).

Bei Verletzung dieser Regel kommt es zur Fehlermeldung.

10.3.    Wo liegt der Fehler beim Auftreten der Prüfung P0025 oder P0028?
In den Deutschen Kodierrichtlinien für die Psychiatrie/Psychosomatik findet sich der Hinweis, dass ein Kode aus diesem Bereich in der Regel einmal pro Woche anzugeben ist und als Bezugsdatum für die jeweils zu kodierende Leistungsperiode ist der erste Tag der vom Kode bestimmten Periode anzugeben (siehe unter PEPP-Entgeltsystem 2023 / Kodierrichtlinien / DKR-Psych 2023 auf Seite 22 (PP005g)). Siehe auch beim BfArM: „Ein Kode aus diesem Bereich ist in der Regel einmal pro Woche anzugeben. Als erste Woche gilt die Zeitspanne vom Tag der Aufnahme bis zum Ablauf der ersten 7 Tage, usw.“

Sind diese Regeln verletzt, kommt es zur Fehlermeldung.

11. Technisches

11.1.    Wie sind die Daten an das InEK zu übermitteln?
Die Übermittlung der verschlüsselten Daten nach § 21 Abs. 1 KHEntgG erfolgt ausschließlich auf elektronischem Weg. Die Daten sind verschlüsselt über die Dropbox innerhalb des InEK-Datenportals zu übermitteln. Vor der Nutzung des Datenportals ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Außerdem muss die Dropbox-Funktion unter „Basisfunktionen“ – „Stammdatenpflege“ – „Funktionen“ bestätigt sein. Die Daten sind mit Hilfe des PGP (Pretty Good Privacy) Verfahrens zu verschlüsseln (siehe https://www.g-drg.de/Das_Institut/Verschluesselung) Alternativ können die Daten mit Hilfe des InEK DatenDienst verschlüsselt und übermittelt werden. Achten Sie darauf die aktuellste Version des InEK DatenDienstes zu nutzen. Die Dateien sind im CSV-Format zu übermitteln.

11.2.    Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?
Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Bitte nutzen Sie ausschließlich das DropBox-Verfahren im InEK-Datenportal ( https://daten.inek.org/DataPortal/).

11.3.    Wie kann ich das Passwort zur Anmeldung im InEK-Datenportal ändern? Ich habe das Passwort vergessen, was ist zu tun?
Wie im Handbuch zum InEK-Datenportal beschrieben, fordern Sie als registrierter Anwender ein neues Passwort an, indem Sie auf der Anmeldeseite auf den Link „Als registrierter Anwender können Sie ein neues Kennwort anfordern“ klicken. Nach der Passworteingabe erhalten Sie eine E-Mail zur Aktivierung des neuen Passwortes.

11.4.    Warum lässt sich der InEK DatenDienst nicht starten?
Das Programm InEK DatenDienst benötigt einige Voraussetzungen. Es muss eine Java-Version größer Version 8 installiert sein.

Falls in Ihrem Haus ein Proxy-Server installiert ist, muss diesem die Adresse „daten.inek.org“ bekannt gemacht werden, damit der Zugriff auf den InEK DatenDienst nicht abgelehnt wird.