1.    Fristen und Allgemeines zur quartalsweisen Datenlieferung

1.1    Wann beginnt die Datenannahme der Quartalsdatenlieferung gemäß § 21 Absatz 7 KHEntgG?
Die Datenannahme beginnt im Datenjahr 2025 zu folgenden Terminen:

Beginn der Datenannahme für das 1. Quartal 2025:      25. März 2025
Beginn der Datenannahme für das 2. Quartal 2025:      25. Juni 2025
Beginn der Datenannahme für das 3. Quartal 2025:      24. September 2025
Beginn der Datenannahme für das 4. Quartal 2025:      18. Dezember 2025

1.2    Wie lange können Korrekturlieferungen übermittelt werden?
Korrekturlieferungen können bis zum letzten Tag für die fristgerechte Lieferung übermittelt werden. Dies bedeutet für das 1. Quartal bis zum 15. April, für das 2. Quartal bis zum 15. Juli, für das 3. Quartal bis zum 15. Oktober des jeweiligen Jahres und für das 4. Quartal bis zum 15. Januar des Folgejahres.
Eine Fristverlängerung über die genannten Termine hinaus ist gesetzlich nicht vorgesehen und deshalb nicht möglich.

1.3    Was muss übermittelt werden?
Gemäß § 21 Absatz 7 KHEntgG sind die in § 21 Absatz 2 Nummer 1 Buchstabe a und f KHEntgG genannten Daten an die vom InEK geführte Datenstelle über das Dropbox-Verfahren des InEK Datenportals für jedes Kalenderquartal jeweils bis zum 15. des folgenden Monats zu übermitteln. Beachten Sie bitte zur Übermittlung der Daten auch die aktuelle §-21-Datensatzbeschreibung (Anlage zur Vereinbarung über die Übermittlung von Daten nach § 21 Abs. 4 und Abs. 5 KHEntgG) in der Fortschreibung vom 25.11.2025.
Zu liefern sind gem. § 21 Absatz 7 KHEntgG die Dateien Info.csv, Krankenhaus.csv, Standorte.csv, Krankenhausstruktur_Fachabteilungen.csv, Krankenhausstruktur_Leistungsgruppen.csv, Arztqualifikation_Standort.csv sowie Arztqualifikation_Leistungsgruppen.csv und Arztpersonal.csv.
Sollte im Übermittlungszeitraum eine Fusion erfolgt sein, ist auch die Datei Fusionen.csv zu übermitteln.
Da die Daten für die Veröffentlichung im Transparenzverzeichnis nach § 135d SGB V genutzt werden, stellen Sie bitte sicher, dass eine vollständige Übermittlung der Daten erfolgt.

Im Rahmen der quartalsweisen Datenlieferung nach § 21 Abs. 7 KHEntgG sind die Dateien Arztqualifikation_Leistungsgruppen.csv und Krankenhausstruktur_Leistungsgruppen.csv erstmals für das 1. Quartal 2025 (Erfassungszeitraum 2025Q1) zu übermitteln.

Für die Fristen und Übermittlungspflichten der ganzjährigen Datenlieferung nach § 21 Abs. 1 KHEntgG beachten Sie bitte die FAQ zur Datenlieferung gemäß § 21 Abs. 1 KHEntgG.

1.4    Was ist in dem Feld Erfassungszeitraum zu übermitteln?
Gemäß § 21 Abs. 7 KHEntgG sind die Strukturdaten des Krankenhauses nach Buchstabe a und die Daten zu den Ärztinnen und Ärzten nach Buchstabe f in § 21 Abs. 2 Nr. 1 KHEntgG für das erste Quartal eines Jahres bis zum 15.04. des Jahres zu übermitteln. Dieser Zeitraum überschneidet sich mit dem Zeitraum der Datenübermittlung für die reguläre Ganzjahresmeldung nach § 21 Abs. 1 KHEntgG (bis zum 31.03. eines Jahres und daran anschließender Korrekturfrist). Um die beiden Datenübermittlungen eindeutig zuordnen zu können, wird die Datenübermittlung im Datenfeld „Erfassungszeitraum“ konkretisiert über die Kennung „JJJJxx“. Dabei ist „JJJJ“ durch das jeweilige Datenjahr und „xx“ durch „GJ“ bzw. „Q1“ bis „Q4“ zu ersetzen. Für die Übermittlung des Datenjahres 2024 wird der Eintrag ‚2024GJ‘ für die Ganzjahresmeldung nach § 21 Abs. 1 KHEntgG verwendet. Die Einträge ,2025Q1‘, ,2025Q2‘, ‚2025Q3‘ und ,2025Q4‘ werden bspw. für die vier Quartalsmeldungen 2025 nach § 21 Abs. 7 KHEntgG genutzt.

1.5    Welche Sanktionierung erfolgt im Fall einer nicht, nicht rechtzeitigen, unvollständigen oder sonst fehlerhaften Meldung?
Die Krankenhäuser sind verpflichtet quartalsweise detaillierte Daten zur Zuordnung des ärztlichen Personals zu übermitteln. Krankenhäuser, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen und deren Datenlieferung nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig erfolgt oder deren Daten im Rahmen der Plausibilitätsprüfung (Fehlerverfahren) nicht akzeptiert werden, sind zur Zahlung eines Betrags in Höhe von 50.000 € je Kalenderquartal und Standort verpflichtet (§ 21 Abs. 7 Satz 4 KHEntgG nach Art. 6a Medizinforschungsgesetz). Die näheren Festlegungen zu den Plausibilitätsprüfungen finden Sie auf unserer Homepage unter Fehlerverfahren.

1.6    Wie sind die Betten im Rahmen der Datenlieferung gem. § 21 Abs. 7 KHEntgG anzugeben?
Entsprechend der Datensatzbeschreibung zur Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG ist die Anzahl der im Berichtszeitraum durchschnittlich aufgestellten Betten in Fachabteilungen, die dem Geltungsbereich des KHEntgG unterliegen, anzugeben.

Beachten Sie bezüglich der Datenlieferung gem. § 21 Abs. 7 KHEntgG auch gerne die dazugehörige Verfahrensbeschreibung. In den Dateien Standorte und Krankenhausstruktur_Fachabteilungen sind, abweichend von der Vorgabe im Datensatz gemäß § 21 Abs. 1 KHEntgG, die Werte im jeweiligen Datenlieferungszeitraum anzugeben, d.h. es sind die im jeweiligen Quartal durchschnittlich aufgestellten Betten anzugeben und nicht die Ganzjahreswerte.

Die durchschnittlich im Quartal aufgestellten Betten können von der nach Krankenhausplan vereinbarten Bettenzahl abweichen.

2.    Dateien der Datengruppe Arztpersonal

2.1    Zu welchen Standorten ist Arztpersonal anzugeben? Unter welchem Entgeltbereich ist es anzugeben?
In den Dateien Arztqualifikation_Standort, Arztpersonal und Arztqualifikation_Leistungsgruppen ist zu allen Standorten, die in der Datei Standorte angegeben sind und stationäre oder teilstationäre Leistungen der Entgeltbereiche ‚DRG‘ oder ‚HYB‘ (Spezielle sektorengleiche Vergütung, Hybrid-DRGs) erbringen, Arztpersonal zu übermitteln.
Bundeswehrkrankenhäuser und Krankenhäusern der gesetzlichen Unfallversicherung haben gemäß § 135d Abs. 3 Satz 5 SGB V auch Angaben zu Soldaten  bzw. zu BG-Fällen zu übermitteln. Hierzu sind die folgenden „künstlichen“ Entgeltbereiche zu verwenden:
‚BWD‘     Versorgung von Krankenhausfällen in einem Bundeswehrkrankenhaus, bei denen es sich nicht um Zivilpatienten handelt und die nicht dem Bereich der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen wären
,BWH‘        Versorgung von Krankenhausfällen in einem Bundeswehrkrankenhaus, bei denen es sich nicht um Zivilpatienten handelt und die dem Bereich der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen wären
,BGD‘        Versorgung von Krankenhausfällen in einem Krankenhaus der gesetzlichen Unfallversicherung, bei denen die Kosten von der gesetzlichen Unfallversicherung getragen werden und die nicht dem Bereich der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen wären
,BGH‘        Versorgung von Krankenhausfällen in einem Krankenhaus der gesetzlichen Unfallversicherung, bei denen die Kosten von der gesetzlichen Unfallversicherung getragen werden und die dem Bereich der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen wären
Entsprechend ist auch das ärztliche Personal zur Versorgung dieser Fälle unter Angabe der genannten Entgeltbereiche ,BWD‘, ,BWH‘, ,BGD‘ und ,BGH‘ zu übermitteln.

Weiteres in der somatischen Versorgung beschäftigtes ärztliches Personal ist unter dem Entgeltbereich ,SON‘ zu übermitteln.

Sind Ärztinnen und Ärzte eines Krankenhausbereiches mehr als einem Entgeltbereich zuzuordnen, sind sie nach Umfang der ausgeübten Tätigkeit aufzuteilen und für jeden Entgeltbereich in einer eigenen Zeile zu übermitteln.

Beispiel Datei Arztqualifikation_Standort:

2.2    Was ist ärztliches Personal? Zählen Medizinstudenten im Praktischen Jahr auch zu ärztlichem Personal?
Unter ärztlichem Personal versteht man Personen, die gemäß § 2a der Bundesärzteordnung (BÄO) zum Führen der Berufsbezeichnung „Arzt“ oder „Ärztin“ befugt sind.
Medizinstudenten im Praktischen Jahr sowie sonstiges medizinisches Personal, das kein Recht zum Führen der Berufsbezeichnung „Arzt“ oder „Ärztin“ hat, zählen nicht zu ärztlichem Personal.

2.3    Wie unterscheiden sich die Angaben in der Spalte „Ärztliches Personal (insgesamt)“ zu den Angaben in der Spalte „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“?

Sofern die ausgeübte Tätigkeit der unmittelbaren Patientenversorgung zuzuschreiben ist, ist das ärztliche Personal auch dort anzurechnen. Um ärztliches Personal in der „unmittelbaren Patientenversorgung“ von ärztlichem Personal „insgesamt“ abzugrenzen, sind u.a. folgende Aufgaben abzugrenzen und nicht bei den Angaben des ärztlichen Personals „unmittelbare Patientenversorgung“ zu berücksichtigen: Externe Schulungen und Fortbildungen, Qualitätssicherung, gesetzliche Aufgaben/Beauftragungen (z. B. Arbeitsschutz-, Hygiene, Pandemiebeauftragter).
Die Tätigkeiten im Medizincontrolling, in der Forschung und Lehre sowie die Arbeit von ärztlichem Personal im Labor oder in der Pathologie sind ebenfalls nicht als unmittelbare Patientenversorgung anzusehen.
Dieses ärztliche Personal ist jedoch in dem Datenfeld „Ärztliches Personal (insgesamt)“ z.B. unter dem Entgeltbereich „DRG“ anzugeben, sofern es zu diesem Entgeltbereich zugehörig ist.
Die Liste der abzugrenzenden Aufgaben erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Werden diese Tätigkeiten anteilig ausgeführt, so sind sie entsprechend anteilig abzugrenzen.
Beachten Sie bitte, dass die Angabe in der Spalte „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ eine Davon-Angabe von „Ärztliches Personal (insgesamt)“ ist.

Die Tätigkeiten im Rahmen der Radiologie, der Anästhesie und von ärztlichem Personal im OP sind hingegen nicht abzugrenzen, sondern sowohl bei der Position „Ärztliches Personal (insgesamt)“ als auch bei der Position „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ anzurechnen (siehe auch Frage 2.17). Die OP-Rüstzeit ist ebenfalls anzurechnen.

2.4    Wie erfolgt die Berechnung in Vollkräfte?
Das ärztliche Personal ist in Vollkräften (VK) normiert auf 40,0 Stunden Wochenarbeitszeit anzugeben.
Die Umrechnung in Vollkräfte ergibt sich aus der vertraglichen Wochenarbeitszeit im Verhältnis zu der genormten Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden (vertragliche Wochenarbeitszeit /genormte Wochenarbeitszeit = x VK). Zum Beispiel würde eine Vollzeitkraft mit einer vertraglichen Wochenarbeitszeit von 42,0 Stunden mit 1,050 VK (42 Stunden/40 Stunden = 1,050 VK) in die Gesamtzahl eingehen, eine Vollzeitkraft mit einer Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden mit 0,963 VK (38,5 Stunden/40,0 Stunden = 0,963 VK) und eine Teilzeitkraft mit 20,0 Wochenstunden mit 0,500 VK (20,0 Stunden/40,0 Stunden = 0,500 VK). Die Angaben erfolgen mit drei Nachkommastellen; ganzzahlige Werte können ohne Nachkommastellen angegeben werden.

Ausgehend von der vertraglichen Wochenarbeitszeit, umgerechnet in VK, werden Abgrenzungen z.B. von Tätigkeiten, die nicht in der unmittelbaren Patientenversorgung stattfinden, vorgenommen (siehe FAQ 2.3 und FAQ 2.7).

2.5 Wie ist das ärztliche Personal zu erfassen?

Für die Datenübermittlung des ärztlichen Personals gem. § 21 KHEntgG ist die Anzahl des tatsächlich im Erfassungszeitraum beschäftigten ärztlichen Personals umgerechnet in Vollkräfte (siehe FAQ 2.4) anzugeben.

Für die quartalsweise Datenlieferung gemäß § 21 Abs. 7 KHEntgG bezieht sich der Erfassungszeitraum auf die einzelnen Quartale. Für die reguläre ganzjährige Datenlieferung gemäß § 21 Abs. 1 KHEntgG bezieht sich der Erfassungszeitraum auf das gesamte Jahr (01.01. bis 31.12.).

Beispiel 1- Datei Arztpersonal: Es sind 24 Ärztinnen und Ärzte zu je 40,0 Wochenstunden vertraglicher Arbeitszeit für das gesamte Jahr angestellt. Für die quartalsweise Lieferung, z.B. für das 2. Quartal (April bis Juni), sind somit in Summe 24 VK bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ anzugeben insofern es keine abzugrenzenden Tätigkeiten gibt. Für die reguläre Datenlieferung sind, unter den genannten Voraussetzungen, ebenfalls 24 VK bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ anzugeben.

Ist ärztliches Personal nicht im gesamten Erfassungszeitraum, sondern nur zeitweise beschäftigt, so ist dieses Personal nur anteilig anzugeben.

Beispiel 2- Datei Arztpersonal: Es sind 24 Ärztinnen und Ärzte zu je 40,0 Wochenstunden vertraglicher Wochenarbeitszeit angestellt.
Für die Lieferung des 1. Quartals (Januar bis März) sind somit in Summe 24 VK bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ anzugeben insofern es keine abzugrenzenden Tätigkeiten gibt.
Zum 1. Mai verlässt ein Arzt das Krankenhaus. Für das 2. Quartal ist dieser Arzt nur anteilig – für einen Monat -  anzugeben. Somit ist bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ 23,333 VK anzugeben (23 VK + 1 VK/3 = 23,333  VK).
In der ganzjährigen regulären Datenlieferung ist der Arzt, der das Krankenhaus zum 1. Mai verlassen hat, anteilig mit 4 Monaten zu berücksichtigen. Bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ ist daher 23,333 VK anzugeben (23 VK + (1VK/12*4) = 23,333 VK).

Beispiel 3- Datei Arztqualifikation_Standort: Ein Arzt ist über das gesamte Jahr zu 40,0 Wochenstunden vertraglicher Arbeitszeit angestellt. Für die quartalsweise Lieferung, z.B. das 3. Quartal (Juli bis September), ist der Arzt je Fachexpertise mit 1 VK bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ anzugeben, insofern es keine abzugrenzenden Tätigkeiten gibt. Für die reguläre Datenlieferung ist für diesen Arzt, unter den genannten Voraussetzungen, ebenfalls 1 VK bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ anzugeben.

2.6 Zu welchem Stand sind die Fachexpertisen der Ärztinnen und Ärzte anzugeben?

In der regulären Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG ist zur Ermittlung des Jahresdurchschnitts der jeweiligen Fachexpertisen (Facharzt- sowie Zusatz-Weiterbildungen) der Stand der Fachexpertisen zum jeweiligen Monatsende zu Grunde zu legen. Neu erworbene Fachexpertisen werden hierbei ab dem gesamten Monat gezählt, ab dem die Facharzt-Weiterbildung bzw. Zusatz-Weiterbildung abgeschlossen wurde.

Aufgrund der Kürze des Datenübermittlungszeitraums für die quartalsweise Datenlieferung gem. § 21 Abs. 7 KHEntgG wird hier eine von der regulären Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG abweichende Regelung zur Ermittlung der Fachexpertisen angewendet:
Im Rahmen der quartalweisen Datenlieferung gem. § 21 Abs. 7 KHEntgG ist der Stand der Fachexpertisen zum Ende des jeweiligen Quartals zu ermitteln. Für das zweite Quartal 2025 sind daher zum Beispiel die Fachexpertisen mit Stand zum 30.06.2025 zu übermitteln.

Beispiel: Ein Arzt mit einer vertraglichen Wochenarbeitszeit von 40,00 Stunden hat die Facharzt-Weiterbildung der Allgemeinchirurgie (AQ06) zum 15.05.2025 beendet. Für die Datenübermittlung gem. § 21 Abs. 7 KHEntgG für das zweite Quartal 2025 kann dieser Arzt daher mit der Fachexpertise AQ06 und dem Wert von 1 VK angegeben werden.

Für die reguläre Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG hingegen ist dieser Arzt ab dem Monat, in dem die Facharzt-Weiterbildung abgeschlossen wurde zu berücksichtigen. Es sind daher zwei Zeilen für diesen Arzt anzulegen. Er ist mit 0,667 VK (Mai bis Dezember) unter der Fachexpertise AQ06 mit dem Merkmal Facharzt-Weiterbildung = 0 sowie mit 0,333 VK (Januar bis April) unter der Fachexpertise AQ06 und dem Merkmal Facharzt-Weiterbildung = 1 zu berücksichtigen.

Die Anrechnung der Facharzt- und Zusatz-Weiterbildungen hat für alle drei Dateien der Datengruppe Arztpersonal Gültigkeit.

2.7    Werden stationär und ambulant arbeitende Ärztinnen und Ärzte angegeben? Wie werden Notarzteinsätze angegeben?
Seit der Datenübermittlung des 1. Quartals 2025 bzw. der Datenübermittlung gemäß § 21 Abs. 1 KHEntgG (Ganzjahres-Datenübermittlung) für Datenjahr 2024 sind zusätzlich zu Ärztinnen und Ärzten, die für die Behandlung von voll- und teilstationären Fällen bzw. Fällen mit spezieller sektorengleicher Vergütung (Hybrid-DRGs) eingesetzt werden, auch Ärztinnen und Ärzte die in ambulanten Bereichen eingesetzt werden zu übermitteln. Diese sind unter dem Entgeltbereich ,SON‘ zu übermitteln. Werden sie anteilig in ambulanten Bereichen eingesetzt, so ist dieser Anteil von den anderen Entgeltbereichen abzugrenzen und unter dem Entgeltbereich ,SON‘ zu übermitteln .

Die geleisteten Einsätze für den Notarztdienst gehören nicht zu den allgemeinen Krankenhausleistungen. Sie sind somit abzugrenzen und nicht zu übermitteln.
Ärztliches Personal, das zur Behandlung von Fällen eingesetzt wird, die der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen sind, ist anzugeben.

Ärztliches Personal zur Versorgung von Fällen des Entgeltbereiches PSY ist hingegen nicht anzugeben. Weitere Informationen finden Sie in der Fortschreibung der §-21-Datensatzbeschreibung vom 25.11.2024 unter „Datei Arztpersonal“ – „Entgeltbereich“.

2.8    Wie werden Ärztinnen und Ärzte im OP angerechnet?
Ärztliches Personal im OP wird sowohl bei der Position „Ärztliches Personal (insgesamt)“ als auch bei der Position „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ angerechnet. Die Rüstzeit ist ebenfalls anzurechnen.

2.9    Wie sind leitende Chefärztinnen und -ärzte zu berücksichtigen?
Chefärztinnen und -ärzte können sowohl in der Position „Ärztliches Personal (insgesamt)“ als auch in der Position „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ angerechnet werden. Administrative und organisatorische Aufgaben sowie andere Aufgaben, die nicht der unmittelbaren Patientenversorgung dienen, sind jedoch abzugrenzen (siehe FAQ 2.3).

2.10    Sind Leiharbeitnehmer/-innen in der Datei Arztpersonal zu berücksichtigen?
Ja, Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer, d.h. ärztliches Personal ohne direktes Beschäftigungsverhältnis, sind analog zu angestelltem Personal zu berücksichtigen und sind mit dem Merkmal Beschäftigungsverhältnis ‚1‘ zu kennzeichnen.

2.11    Wie sind die Facharztbezeichnungen anzugeben, wenn ein Arzt bzw. eine Ärztin mehrere abgeschlossene Facharzt-Weiterbildungen oder Zusatz-Weiterbildungen (Fachexpertisen) hat?
Zur Angabe der Facharztbezeichnung (des Facharztgebietes mit ggf. der Schwerpunktkompetenz) und des Gebiets der Zusatz-Weiterbildung wird die jeweilige Bezeichnung im Sinne der Musterweiterbildungsordnung der Bundesärztekammer verwendet. Zur Vermeidung von Doppelbezeichnungen und Missverständnissen werden dabei die bereits etablierten Kürzel aus den Qualitätsberichten der Krankenhäuser verwendet, soweit sie in der Musterweiterbildungsverordnung vorkommen.

Die Berechnung der Vollkräfte in den Datenfeldern „Ärztliches Personal (insgesamt)“, „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ und „Belegärzte“ orientiert sich an den Vorgaben der Krankenhausstatistik. Um eine Vergleichbarkeit der Zahlen zu erreichen, wird von einer genormten Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden ausgegangen (40,0 Stunden Wochenarbeitszeit entspricht 1 VK).

Angabe in der Datei „Arztqualifikation_Standort“:
Für jede am Standort vorhandene Fachexpertise ist eine eigene Zeile anzulegen. Ärztinnen und Ärzte mit mehreren Fachexpertisen werden dabei mehrfach gezählt.

Beispiel 1:
Eine fest angestellte Ärztin mit einer vertraglichen Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden hat sowohl eine Facharzt-Weiterbildung der Allgemeinchirurgie (AQ06) als auch der Viszeralchirurgie (AQ13) sowie die Zusatz-Weiterbildungen Intensivmedizin (ZF15) und Spezielle Viszeralchirurgie (ZF49). Sie arbeitet insgesamt zu 80% in der unmittelbaren Patientenversorgung. In der Datei „Arztqualifikation_Standort“ ist sie wie folgt in vier Zeilen zu erfassen:

Ein Beispiel, wie die vollständige Angabe dieser Ärztin in den Dateien Arztpersonal und Arztqualifikation_Standort vorzunehmen ist, ist hier  zu finden.

Beispiel 2:
Ein fest angestellter Arzt mit einer vertraglichen Wochenarbeitszeit von insgesamt 40,0 Stunden in der unmittelbaren Patientenversorgung arbeitet an zwei Standorten eines Krankenhauses (ein IK). Zu 60% ist er an Standort 770000001 tätig und zu 40% an Standort 77000002. Die Arbeitszeit ist anteilig auf die Standorte aufzuteilen. In der Datei Arztqualifikation_Standort ist er wie folgt an den beiden Standorten zu erfassen:

Standort 1:

Standort 2:

Datei Arztpersonal:
Ärztinnen und Ärzte mit mehreren Facharzt- und Schwerpunktkompetenzen sowie Zusatz-Weiterbildungen werden in der Datei Arztpersonal anteilig nach ihren ausgeübten Tätigkeiten zugeordnet (d.h. keine Mehrfach-Zählung) und mit insgesamt maximal 1 VK (bei 40,0 vertraglichen Wochenstunden; bei 42,0 vertraglichen Wochenstunden mit entsprechend max. 1,050 VK) angegeben, ggf. müssen dann mehrere Zeilen mit Zusatz-Weiterbildungen pro Facharztbezeichnung angegeben werden.

Beachten Sie bitte, dass in der Datei Arztpersonal nur Fachexpertisen anzugeben sind, die nach der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit des ärztlichen Personals relevant sind. In der Datei Arztqualifikation_Standort sind hingegen alle vorliegenden Fachexpertisen anzugeben.

Befindet sich der Arzt in diesem Beispiel zudem im Erfassungszeitraum in einer Zusatz-Weiterbildung oder einer Weiterbildung zu einem weiteren Facharzt, so ist dies nicht anzugeben.

Beispiel 1: Zwei abgeschlossene Facharzt-Weiterbildungen:
Hat eine Ärztin sowohl eine abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung der Inneren Medizin (AQ23) als auch eine abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung der Allgemeinchirurgie (AQ06), so kann diese Ärztin bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden insgesamt mit maximal 1 VK gezählt werden, sofern die gesamte Arbeitszeit in der unmittelbaren Patientenversorgung stattfindet. Wird die Arbeitszeit hälftig auf einer chirurgischen Fachabteilung und hälftig auf einer internistischen Fachabteilung erbracht, so ist sie jeweils mit 0,500 VK für diese Fachabteilungen anzugeben. Da keine relevante Zusatz-Weiterbildung vorliegt, wird unter „Zusatz-Weiterbildung“ ZF00 eingetragen.

Beispiel 2: abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung mit Zusatz-Weiterbildung:
Ein Arzt hat eine abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung der Inneren Medizin (AQ23) und eine Zusatz-Weiterbildung der Intensivmedizin (ZF15): Sofern der Arzt auf einer Fachabteilung intensivmedizinisch eingesetzt wird, sind beide Bezeichnungen anzugeben (Spalte „Facharztbezeichnung“: AQ23; Spalte „Zusatz-Weiterbildung“: ZF15).

Sofern der Arzt auf einer Fachabteilung nicht intensivmedizinisch eingesetzt wird, so ist nur das ausgeübte Fachgebiet, in diesem Fall mit der Facharztbezeichnung für Innere Medizin (AQ23), in der Spalte „Facharztbezeichnung“ anzugeben.

2.12    Wie ist ärztliches Personal anzugeben, das sich in Weiterbildung befindet?
Unter dem „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ mit dem Eintrag „1“ sind nur Facharzt-Weiterbildungen (AQ) von ärztlichem Personal anzugeben, das aktuell noch keine Facharzt-Weiterbildung abgeschlossen hat und sich in einer Facharzt-Weiterbildung befindet.
Zusätzliche noch nicht abgeschlossene Facharzt-Weiterbildungen von Ärztinnen und Ärzten, die bereits eine Facharzt-Weiterbildung abgeschlossen haben, sind nicht zu erfassen.
Noch nicht abgeschlossene Zusatz-Weiterbildungen (ZF), die im Erfassungszeitraum durch ärztliches Personal angestrebt werden, sind nicht anzugeben. Bei ärztlichem Personal in Weiterbildung (Datenfeld „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ = 1) ist in den Dateien Arztpersonal und Arztqualifikation_Leistungsgruppen in dem Datenfeld „Zusatz-Weiterbildung“ der Eintrag ‚ZF00‘ zu verwenden. In der Datei Arztqualifikation_Standort ist der Eintrag ,ZF00‘ in dem Datenfeld „Fachexpertise“ hingegen nicht zu verwenden.

Für ärztliches Personal in Weiterbildung (Datenfeld „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ = 1), für das das Weiterbildungsgebiet nicht angegeben werden kann, ist der Eintrag ‚AQ00‘ zu verwenden. Prüfen Sie bitte, ob das Facharzt-Weiterbildungsgebiet wirklich unbekannt ist, oder der entsprechende Schlüssel verwendet werden kann. Für Angaben zu ärztlichem Personal mit abgeschlossener Facharzt-Weiterbildung (Datenfeld „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ = 0) ist der Eintrag ‚AQ00‘ nicht zu verwenden.

Ärztliches Personal ohne Facharzt-Weiterbildung:
Wir gehen grundsätzlich davon aus, dass ärztliches Personal, das auf einer Fachabteilung arbeitet, auch eine Facharzt-Weiterbildung hat oder sich in dieser befindet. In den seltenen Fällen, in denen dies nicht zutrifft, ist wie folgt vorzugehen:
Ärztliches Personal ohne abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung und welches sich aktuell nicht in Weiterbildung befindet, kann in der Datei Arztpersonal unter dem Eintrag ,AQ00‘ in Kombination mit „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ = 2 angegeben werden.

In den Dateien Arztqualifikation_Standort und Arztqualifikation_Leistungsgruppen sind nur die Fachexpertisen zu erfassen. Dies umfasst die Angabe von ärztlichem Personal, das sich in einer Facharzt-Weiterbildung befindet (Merkmal Weiterbildung  = ,1') und welches eine abgeschlossene Facharzt- oder Zusatz-Weiterbildung hat (Merkmal Weiterbildung = ,0'). Die Erfassung von ärztlichem Personal ohne Facharzt-Weiterbildung mit dem Eintrag „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ = 2 ist in den Dateien Arztqualifikation_Standort und Arztqualifikation_Leistungsgruppen hingegen nicht möglich.

2.13    Wie werden Facharztbezeichnungen angegeben, wenn die beim Arzt vorliegende Bezeichnung nicht in der Liste der Datensatzbeschreibung zu finden ist?
Zur Angabe des Facharztgebietes wird die jeweilige Facharztbezeichnung bzw. die Bezeichnung der Facharzt- und Schwerpunktkompetenz bzw. der Zusatz-Weiterbildung im Sinne der Musterweiterbildungsordnung der Bundesärztekammer verwendet. Zur Vermeidung von Doppelbezeichnungen und Missverständnissen werden dabei die bereits etablierten Kürzel aus den Qualitätsberichten der Krankenhäuser verwendet, soweit sie in der Musterweiterbildungsordnung vorkommen (siehe Tabellen unter Datei Arztpersonal in der §-21-Datensatzbeschreibung). Andere Kürzel sind nicht zu verwenden.

Von der in der Datensatzbeschreibung abweichende Facharztbezeichnungen/Qualifikationen (insbesondere länderspezifische oder ältere Facharztbezeichnungen) sind sinngemäß zuzuordnen. Für die Zuordnung ist sich an den Inhalten der (Muster-)Weiterbildungsordnung der Bundesärztekammer 2018 in der Fassung vom 14.06.2024 (MWBO) zu orientieren (siehe https://www.bundesaerztekammer.de/themen/aerzte/aus-fort-und-weiterbildung/aerztliche-weiterbildung/muster-weiterbildungsordnung).

2.14    Wie sind Belegärzte und Belegärztinnen anzugeben?
Belegärzte und -ärztinnen sind ebenfalls als Vollkräfte (VK) anzugeben. Die Berechnung der Vollkräfte (VK) in den Datenfeldern „Ärztliches Personal (insgesamt)“, „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ und „Belegärzte“ orientiert sich an den Vorgaben der Krankenhausstatistik. Um eine Vergleichbarkeit der Zahlen zu erreichen, wird von einer genormten Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden ausgegangen. Bei Belegärzten ist die am Standort erbrachte Beschäftigungszeit als Grundlage zur Berechnung der VK heranzuziehen. Auch hier wird von einer genormten Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden ausgegangen (40,0 Stunden entspricht 1,000 VK). Die Angabe in dem Datenfeld „Belegärzte“ ist keine Davon-Angabe der Datenfelder „Ärztliches Personal (insgesamt)“ und „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“.

Beispiel Datei Arztpersonal: eine Belegärztin mit der Facharztbezeichnung Hals-Nasen-Ohrenheilkunde (AQ18) wird mit 10,0 Wochenstunden in der Belegabteilung BA2600 „Hals-Nasen-Ohrenheilkunde“ eingesetzt:

2.15    Wird Arztpersonal aus dem Entgeltbereich PSY angegeben?
Gemäß § 17d Abs. 9 KHG gilt für Einrichtungen nach § 17d Abs. 1 KHG der § 21 des Krankenhausentgeltgesetzes mit der Maßgabe, dass die Daten nach seinem Absatz 2 Nr. 1 Buchstabe a und e und Nr. 2 Buchstabe a bis h zu übermitteln sind. Die Übermittlung der Daten des ärztlichen Personals nach § 21 Abs. 2 Nr. 1 Buchstabe f des KHEntgG ist hier nicht inkludiert.

Es ist somit das Arztpersonal aus dem Entgeltbereich ‚PSY‘ in den Dateien Arztqualifikation_Standort, Arztqualifikation_Leistungsgruppen und Arztpersonal nicht anzugeben.

Sofern es sich bei Ihrem Krankenhaus um eine Einrichtung handelt, die ausschließlich über Abteilungen verfügt, die die Kriterien nach § 17d Abs. 1 KHG erfüllen und keine Fälle aus den Entgeltbereichen ‚DRG‘ und ‚HYB‘ behandelt werden, ist die Datenlieferung gem. § 21 Abs. 7 KHEntgG durch Ihr Krankenhaus nicht vorzunehmen bzw. sind für die Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG die Dateien der Datengruppe Arztpersonal nicht zu übermitteln. Wenn jedoch Fälle aus den Entgeltbereichen ‚DRG‘ und ‚HYB‘ behandelt werden, ist das für diese Patienten zuständige ärztliche Personal abzugrenzen und entsprechend zu übermitteln. Beachten Sie für die Datenübermittlung die Dokumente zur Datenlieferung auf unserer Homepage. 

2.16    Wie sind die Summenzeilen in den Spalten „Fachexpertise“ der Datei Arztqualifikation_Standort bzw. „Facharztbezeichnung“ und „Zusatz-Weiterbildung“ in den Dateien Arztpersonal und Arztqualifikation_Leistungsgruppen anzugeben?
In der Datei Arztqualifikation_Standort ist für die Summenzeile in der Spalte „Fachexpertise“ der Wert ,AQ99‘ einzutragen (auch die ZF-Einträge werden hierbei mit eingeschlossen).
In den Dateien Arztpersonal und Arztqualifikation_Leistungsgruppen ist für die Summenzeile in der Spalte „Facharztbezeichnung“ der Wert ,AQ99‘ und in der Spalte „Zusatz-Weiterbildung“ der Wert ,ZF99‘ einzutragen.
Die Summenzeile ist in beiden Dateien je Standort und bei mehreren Standorten zusätzlich eine Summenzeile für das Krankenhaus (IK) anzugeben.

FAQ Beispieldateien Arztpersonal und Arztqualifikation_Standorte.pdf (164,91 kB) Download-Hilfe? Falls Sie Probleme beim Download haben sollten, melden Sie sich bitte unter +49(0)2241/9382-38.
Weitere Informationen zu Downloads stehen im Hilfebereich .

Wir möchten Sie diesbezüglich auch auf die Beispieldateien hinweisen.

2.17    Wie ist ärztliches Personal zu melden, das keiner bettenführenden Fachabteilung zugeordnet ist (wie z.B. ärztliches Personal der Radiologie oder Anästhesie)?
Ärztliches Personal, das keiner bettenführenden Fachabteilung zugeordnet ist, ist ebenso zu melden, wie ärztliches Personal, das einer bettenführenden Fachabteilung zugeordnet ist.
Ist ein nicht bettenführender Krankenhausbereich bzw. sind mehrere nicht bettenführende Krankenhausbereiche keiner Fachabteilung zugeordnet oder ist ärztliches Personal keiner Fachabteilung zuzuordnen, ist im Datenfeld „Fachabteilung“ der „Fachabteilungsschlüssel“ ,NB8000‘ anzugeben.
Für eine nicht bettenführende zentrale Notaufnahme bzw. Aufnahmestation ist hiervon abweichend der „Fachabteilungsschlüssel“ ,NB8001‘ anzugeben.
Sofern ärztliches Personal wie bspw. Anästhesisten jedoch einer oder mehreren bettenführenden Fachabteilungen zugeordnet sind, so ist die Arbeitszeit der Ärztinnen und Ärzte nach Inanspruchnahme auf die jeweiligen Fachabteilungen aufzuteilen und mit bis zu drei Nachkommastellen als VK anzugeben (siehe FAQ 2.4).
Beachten Sie bitte grundsätzlich eine Kongruenz über alle Dateien. Die Angaben zu den bettenführenden Fachabteilungen haben kongruent zu den Angaben in der Datei Krankenhausstruktur-Fachabteilungen zu erfolgen. Entsprechend der Datensatzbeschreibung ist die Fachabteilung analog der Übermittlung nach § 301 SGB V anzugeben. Alle Fachabteilungen eines Krankenhauses, in denen ärztliches Personal eingesetzt wird, sind anzugeben. Dem Fachabteilungsschlüssel ist bei Fachabteilungen das Präfix ‚HA’ (Hauptabteilung) oder ‚BA’ (Belegabteilung), bei Besonderen Einrichtungen das Präfix ‚BE’ voranzustellen.

2.18 Wie hat in der Datei Arztqualifikation_Leistungsgruppen die Meldung der Facharzt- und Zusatz-Weiterbildungen zu erfolgen und welche sind anzugeben?
In der Datei Arztqualifikation_Leistungsgruppen ist das am Krankenhausstandort beschäftigte ärztliche Personal entsprechend seinem Einsatz in den Leistungsgruppen und entsprechend der Anrechnungsregel mit ihren Facharzt- und Zusatz-Weiterbildungen anzugeben. Beachten Sie bitte bezüglich der Anrechnung eines Arztes bzw. einer Ärztin die Frage 2.19 zur Anrechnungsregel der Leistungsgruppen.

2.19 Wie erfolgt die Anrechnung der Ärztinnen und Ärzte auf die Leistungsgruppen?
Ärztinnen und Ärzte können gemäß der Anrechnungsregel für bis zu drei Leistungsgruppen angerechnet werden, d.h. eine mehrfache Zählung ist in diesem Umfang möglich. Dies gilt nicht für die Leistungsgruppen Allgemeine Innere Medizin und Allgemeine Chirurgie. Ärztinnen und Ärzte, die dort gezählt werden, können nicht mehr für andere Leistungsgruppen berücksichtigt werden.

Beachten Sie bitte, dass die vertragliche Arbeitszeit der Ärztinnen und Ärzte nicht anteilig auf mehr als die oben genannten Leistungsgruppen aufgeteilt werden können.

Ärztinnen und Ärzte können jedoch zusätzlich zu der Aufteilung nach der Anrechnungsregel auf mehrere Entgeltbereiche der gleichen Leistungsgruppen aufgeteilt werden.

Beispiele zur Anrechnung finden sich in der §-21- Datensatzbeschreibung.

2.20 Welche Leistungsgruppen sind in der Datei Arztqualifikation_Leistungsgruppen anzugeben?
In der Datei Arztqualifikation_Leistungsgruppen sind gemäß § 21 Abs. 2 Nr. 1 f KHEntgG zwingend die zugeordneten Leistungsgruppen nach Anlage 1 SGB V anzugeben (Datenfeld LG-Bezug = ,1‘). Eine Angabe der Leistungsgruppen unter dem LG-Bezug ,2‘ ist nicht möglich. Die § 21-Vereinbarung in der Fortschreibung vom 25.11.2024 mit Stand 10.02.2025 berücksichtigt diese gesetzlichen Vorgaben.

Zur Angabe von ärztlichem Personal des Entgeltbereiches ,SON‘ kann die Angabe in den Datenfeldern „LG-Bezug“ und „Leistungsgruppe“ entfallen.

2.21 Wir haben von der Landesbehörde noch keine Leistungsgruppen zugewiesen bekommen. Müssen wir die Datei Arztqualifikation_Leistungsgruppen dennoch übermitteln?
Ja, auch wenn von der für die Krankenhausplanung zuständigen Landesbehörde Ihrem Krankenhaus bislang keine Leistungsgruppen zugeordnet worden sind, ist die Datei Arztqualifikation_Leistungsgruppen zu übermitteln. Es sind die in Anlage 1 zum Fünften Sozialgesetzbuch genannten Leistungsgruppen anzugeben, denen die vom Krankenhaus erbrachten Behandlungsfälle zuzuordnen sind. Bitte beachten Sie dazu auch Frage 2.20.

3. Technisches

3.1    Wie sind die Daten an das InEK zu übermitteln?
Die Übermittlung der verschlüsselten Daten nach § 21 Absatz 7 KHEntgG erfolgt ausschließlich auf elektronischem Weg (in gleicher Weise wie die „reguläre“ Ganzjahres-Datenlieferung nach § 21 Abs. 1 KHEntgG). Die Daten sind verschlüsselt über die Dropbox innerhalb des InEK-Datenportals zu übermitteln. Vor der Nutzung des Datenportals ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Außerdem muss eine Berechtigung für die Dropbox-Funktion vorliegen (über „Basisfunktionen“ – „Stammdatenpflege“ – „Funktionen“ oder Rechte von einem Funktionsbeauftragtem erhalten). Die Daten sind mit Hilfe des PGP (Pretty Good Privacy) Verfahrens zu verschlüsseln (siehe https://www.g-drg.de/Das_Institut/Verschluesselung). Alternativ können die Daten mit Hilfe des InEK DatenDienst verschlüsselt und übermittelt werden. Achten Sie bitte darauf, die aktuellste Version des InEK DatenDienstes zu nutzen. Die Dateien sind im CSV-Format zu übermitteln.

3.2    Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?
Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte ausschließlich das Dropbox-Verfahren im InEK-Datenportal oder den InEK-Datendienst.

3.3    Wie kann ich das Passwort zur Anmeldung im InEK-Datenportal ändern? Ich habe das Passwort vergessen, was ist zu tun?
Wie im Handbuch zum InEK-Datenportal beschrieben, fordern Sie als registrierter Anwender ein neues Passwort an, indem Sie auf der Anmeldeseite ( daten.inek.org) auf den Link „Als registrierter Anwender können Sie ein neues Kennwort anfordern.“ klicken. Nach der Passworteingabe erhalten Sie eine Mail zur Aktivierung des neuen Passwortes.

3.4    Warum lässt sich der InEK-DatenDienst nicht starten?
Das Programm InEK-DatenDienst  benötigt einige Voraussetzungen. Es muss eine Java-Version größer Version 8 installiert sein.
Falls in Ihrem Krankenhaus ein Proxy-Server installiert ist, muss diesem die Adresse „daten.inek.org“ bekannt gemacht werden, damit der Zugriff auf den InEK-DatenDienst nicht abgelehnt wird.
Bei sonstigen Fehlermeldungen im InEK Datendienst besteht die Möglichkeit die verschlüsselten Daten über das Dropbox-Verfahren im InEK Datenportal an uns zu übermitteln.

(*) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.