Zur Umsetzung der Vorgaben des § 6a Abs. 3 Sätze 4 und 7 KHEntgG im Rahmen der Vereinbarung eines Pflegebudgets wurden Informationen zum Ablauf und zu Art und Umfang der Datenlieferungen auf der Internetseite des InEK ( www.g-drg.de/Pflegebudget_2022) veröffentlicht.

(Stand: 09.10.2023)

Übersicht:

Informationen für Krankenhäuser

1. Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers

2. Technische Fragen

Informationen für Krankenkassen

3. Vorlage der Daten der Krankenhäuser durch die Krankenkassen

4. Technische Fragen (Lieferung durch Krankenkassen)

 Informationen für Krankenhäuser

Erstmalig wurde die Vereinbarung zur „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen“ am 09.09.2021 beschlossen sowie am 23.11.2021 und 28.06.2022 nochmals in geänderter Form konsentiert. Die hier vorliegende Vereinbarung zu den „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 20.04.2023“ ersetzt die letztgültige Vereinbarung und tritt für diese in Kraft.

1. Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers

FAQ 1.1: Was muss von den Krankenhausträgern übermittelt werden?

Die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers beinhaltet gem. § 6a Ab. 3 Satz 4 KHEntgG folgende Angaben:

1. die jahresdurchschnittliche Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte insgesamt, gegliedert nach Berufsbezeichnungen,

2. die Pflegepersonalkosten insgesamt,

3. die Überprüfung der nach den Vorgaben der Vereinbarung nach § 17b Abs. 4 Satz 2 des KHG und der Vereinbarung nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG, sofern diese vorliegt, im Pflegebudget

a) zu berücksichtigenden jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen, und

b) zu berücksichtigenden Pflegepersonalkosten,

4. die Überprüfung einer Aufstellung der Summe der Erlöse des Krankenhauses aus den tagesbezogenen Pflegeentgelten nach § 7 Abs. 1 Satz 1 Nummer 6a KHEntgG sowie

5. die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG, sofern jeweils bis zum 31. März eines Jahres ein Pflegebudget für das vorangegangene Kalenderjahr vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wurde.

Die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers hat die Vorgaben der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu beachten.

Wenn das Pflegebudget 2022 nach dem 31. März 2023 vereinbart wurde, gelten gem. § 6a Abs. 3 Satz 8 KHEntgG für die Vorlage der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung abweichend die folgenden Regelungen:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 31. März 2023 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung vorzulegen.

Das Dokument ist bevorzugt im pdf-Format an das InEK zu übermitteln. Bildformate wie jpg, png, … sind ebenfalls möglich.

FAQ 1.2: Welche Fristen gelten für die Übersendung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers für das Vereinbarungsjahr 2022 an das InEK und die anderen Vertragsparteien nach § 11 Ab. 1 KHEntgG? Ist es möglich eine Fristverlängerung zu beantragen?

Die Vorlage der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG für das Vereinbarungsjahr 2022 hat bis zum 01. Juni 2023 zu erfolgen.

Wenn das Pflegebudget 2022 nach dem 31. März 2023 vereinbart wurde, gelten gem. § 6a Abs. 3 Satz 8 KHEntgG für die Vorlage der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung abweichend die folgenden Regelungen:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 31. März 2023 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung vorzulegen.

⁽¹⁾ Wenn das Pflegebudget von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wurde, gelten die Fristen entsprechend des Datums der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle.

Fristverlängerungen über die oben genannten Fristen hinaus sind nicht möglich.

FAQ 1.3: Sind Sanktionen zu erwarten, wenn der Krankenhausträger die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers für das Vereinbarungsjahr nicht fristgerecht vorlegt?

Krankenhausträger, welche die Bestätigung nicht fristgerecht übermitteln, haben Zahlungen an das InEK zu leisten. Dabei berechnet sich der zu leistende Abschlag wie folgt:

- Für jeden Verweildauertrag eines Krankenhausfalls im Entgeltbereich nach § 17b KHG des Vereinbarungsjahres entsteht ein Abschlag in Höhe von 1 Euro.

- Der zu leistende Abschlag beträgt dabei mindestens 20.000 Euro und höchstens 400.000 Euro.

Eine Datenübermittlung gilt gem. den Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 20.04.2023 als nicht fristgerecht erfolgt, wenn

1. keine Daten,
2.  nicht vollständige Daten oder
3. objektiv falsche Daten

innerhalb der Frist nach § 1 Abs. 3 dem InEK übermittelt worden sind.

Dabei gilt eine Datenübermittlung als nicht vollständig, wenn eine Bestätigung nach § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG für einzelne Punkte (Nummern 1 bis 5) des § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG nicht innerhalb der vorgegebenen Frist(en) übermittelt wurde und somit unvollständig ist.

 Weitere Indizien für das Vorliegen nicht vollständiger Daten sind in Anlage 1 der Festlegungen benannt. Die Einordnung einer Datenübermittlung als nicht vollständig erfolgt durch das InEK. Den Krankenhausträgern wird diese Einordnung zur Stellungnahme übermittelt. Das InEK kann den Krankenhausträgern nach Einordnung zur Stellungnahme eine vierwöchige Frist einer sanktionsfreien Lieferung zur Übermittlung einer Korrektur einräumen.

Auch eine Übermittlung objektiv falscher Daten gilt als nicht fristgerechte Lieferung. Dies ist dann der Fall, wenn die Daten nach allgemeinen Prüfungsmaßstäben unrichtig sind. Dies ist insbesondere bei offenkundigen Rechenfehlern der Fall. Die Bagatellgrenzen für rundungsbedingte Rechenfehler sind 0,2 VK bzw. 1.000 Euro. Indiz für das Vorliegen objektiv falscher Daten ist eine nachträgliche Korrektur durch die Krankenhausträger oder die Krankenkassen. Die Einordnung einer Datenübermittlung als objektiv falsch erfolgt durch das InEK. Den Krankenhäusern wird diese Einordnung zur Stellungnahme übermittelt. Das InEK kann den Krankenhausträgern nach Einordnung zur Stellungnahme eine vierwöchige Frist einer sanktionsfreien Lieferung zur Übermittlung einer Korrektur einräumen.

FAQ 1.4: Wir haben für unser Krankenhaus für das Jahr 2022 noch kein Pflegebudget vereinbart. Müssen wir trotzdem bis zur Frist eine Bestätigung des Jahresabschlussprüfers vorlegen?

Die Vorlage der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 Nr. 1 bis 4 KHEntgG hat für das Vereinbarungsjahr 2022 bis zum 01. Juni 2023 zu erfolgen, auch wenn noch kein Pflegebudget für das Jahr 2022 vereinbart wurde.

Wenn das Pflegebudget 2022 nach dem 31. März 2023 vereinbart wurde, gelten gem. § 6a Abs. 3 Satz 8 KHEntgG für die Vorlage der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung abweichend die folgenden Regelungen:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 31. März eines Jahres vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des Absatzes 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung des Pflegebudgets oder der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle vorzulegen.

Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

FAQ 1.5: Worauf muss bei der Erstellung des Wirtschaftsprüfertestates geachtet?

Gem. Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung 2022 ist für den Vereinbarungszeitraum 2022 die Anlage 5 als Bestandteil der Vereinbarung zur Übermittlung der testierten Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 4 zu verwenden.

Zudem wird mit der „1. Änderungsvereinbarung vom 27.03.2023 zur Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung 2022 vom 21.03.2022“ die bisherige Anlage 5 ersetzt. Die 1. Änderungsvereinbarung vom 27.03.2023 zur Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung 2022 tritt zum 01.05.2023 in Kraft. Die neue Anlage ist gem. der 1. Änderungsvereinbarung für alle Datenübermittlungen ab dem 15.05.2023 zu verwenden. Das InEK empfiehlt die Nutzung der neuen Anlage 5 auch bereits für Datenübermittlungen vor dem 15.05.2023.

Für die zu übermittelnden Daten sind außerdem folgende Vorgaben zu erfüllen:

1. Die übermittelten Dokumente müssen vollständig lesbar sein, ansonsten werden diese als nicht vollständig bewertet.
2. Zur vollständigen Übermittlung der Daten gehört auch, die in der Anlage 5 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG vorhandenen Summenzeilen (ab 2022: Lfd. Nr. 100, lfd. Nr. 14 und lfd. Nr. 16) auszufüllen, sofern eine Angabe erwartet wird. Nicht oder nicht vollständig ausgefüllte Summenzeilen werden als nicht vollständig bewertet.
3. Nicht korrekt gebildete Summen werden als objektiv falsch bewertet. Die Bagatellgrenzen für rundungsbedingte Rechenfehler betragen 0,2 VK bzw. 1.000 Euro.
4. Die Angabe der Auszubildenden hat analog zur Übermittlung in den Anlagen 4 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu erfolgen.
5. Leere Zellen werden mit dem Wert „0“ gewertet.
6. Die Werte sind mit zwei Nachkommastellen anzugeben.
7. Negative Werte innerhalb des Wirtschaftsprüfertestates werden vom InEK grundsätzlich als objektiv falsch bewertet.
8. Angaben von Kosten bzw. Vollkräften „davon im Pflegebudget“, die einen höheren Wert aufweisen als die Werte der korrespondierenden Position Kosten bzw. Vollkräfte „insgesamt“, werden vom InEK grundsätzlich als objektiv falsch gewertet.
9. Angaben von Kosten bzw. Vollkräften „davon“ in den lfd. Nrn. 7a, 10a und 11a, die einen höheren Wert aufweisen als die Werte der korrespondierenden Angaben von Kosten bzw. Vollkräften in den lfd. Nrn. 7, 10 und 11 werden vom InEK grundsätzlich als objektiv falsch bewertet.
10. Beim Eintrag von Kosten bzw. Vollkräften geht das InEK davon aus, dass auch ein korrespondierender Wert bei Vollkräften bzw. Kosten angegeben wird, sofern die Anlage 5 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG die Angabe eines solchen Wertes vorsieht. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als objektiv falsch bewertet.

2. Technische Fragen

FAQ 2.1: Ich habe keine Berechtigung zur Übermittlung der Daten. Was muss ich tun?

Die Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers erfolgt über das InEK-Datenportal ( daten.inek.org ). Die Abgabe der Daten kann ein dafür zuständiger Mitarbeiter im Krankenhaus durchführen. Zur Nutzung des InEK-Datenportals ist eine einmalige Registrierung im InEK-Datenportal erforderlich. Anschließend hat der zuständige Mitarbeiter im InEK-Datenportal unter „Basisfunktionen – Stammdatenpflege“ im Reiter „Funktionen“ die Möglichkeit die Funktion „Pflegebudget“ zu beantragen und dies durch „Speichern“ zu bestätigen. Sofern ein Mitarbeiter bereits im InEK-Datenportal registriert ist, kann dieser ohne erneute Registrierung die Funktion „Pflegebudget“ beantragen. Nach Freischaltung der Funktion durch das InEK wird der Mitarbeiter per E-Mail informiert. Nach erneuter Anmeldung im InEK-Datenportal steht im „Pflege-Portal“ unter der Überschrift „Pflegebudget (§ 6a Abs. 3 KHEntgG)“ der Menüpunkt „Upload der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers“ zur Verfügung.

Wenn mehrere Personen die Möglichkeit haben sollen, die Daten einzusehen und zu übermitteln, ist ein Anwender als Funktionsbeauftragter zu benennen. Ein Funktionsbeauftragter kann dann weiteren Personen die Berechtigung zur Funktion „Pflegebudget“ erteilen. Dazu senden Sie bitte das ausgefüllte Formular zur Benennung eines Funktionsbeauftragten („ Musterschreiben Datenportal Benennung von Funktionsbeauftragte“) an das InEK. Auch hier erhält der Anwender nach Freischaltung als Funktionsbeauftragter eine Mitteilung per E-Mail.

FAQ 2.2: Wie erfolgt die Datenübermittlung an das InEK?

Den zuständigen Mitarbeitern im Krankenhaus (siehe auch FAQ 2.1) steht im InEK-Datenportal im „Pflege-Portal“ unter der Überschrift „Pflegebudget (§ 6a Abs. 3 KHEntgG)“ durch den Menüpunkt „Upload der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers“ die Möglichkeit über den Button „Neue Meldung erstellen“ nach Auswahl der IK und des Vereinbarungsjahres eine neue Meldung zu erstellen. Nach Auswahl des Jahres wird Ihnen der Uploadbereich angezeigt.

Bevor Sie die Meldung an uns senden können müssen Sie bei der Frage „Die Bestätigung des Wirtschaftsprüfers zur zweckentsprechenden Mittelverwendung ist bereits enthalten“ noch ankreuzen, ob diese bereits enthalten ist („ja“ /“nein“). Dies ist eine grundlegende Information, so dass ein "nein" aktiv anzugeben ist. Erst wenn Sie hier "ja" oder "nein" markiert haben, werden die Buttons zum Speichern und ggf. zum Senden aktiv. Hochzuladende Datei(en) dürfen auch die Bestätigung zur zweckentsprechenden Mittelverwendung enthalten. Wenn Sie „ja“ ankreuzen ist zudem das Datum der Vereinbarung bereits einzutragen oder zu bestätigen, dass „Vereinbarung wurde noch nicht geschlossen (Datum wird nachgeliefert)“.

Unter der Überschrift „Dokument(e) inkl. Anlage 5“ können Sie die Bestätigung des Wirtschaftsprüfers, welche die Anlage 5 enthält, über den Button [Datei auswählen] hochladen. Sie können diese Datei über den Button [Speichern ohne Senden] zunächst speichern. Die Meldung erscheint dann in der „Übersicht über Ihre Daten“ in der Tabelle „In Erfassung“ und Sie können diese jederzeit ändern.

Durch Klick auf den Button [Aktuellen Stand ans InEK senden] wird die Datei an das InEK übermittelt und kann im Anschluss nicht mehr geändert werden. Über den Versand Ihrer Meldung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Haben Sie “nein“ ankreuzt („Bestätigung des Wirtschaftsprüfers zur zweckentsprechenden Mittelverwendung ist bereits enthalten“), so haben Sie nachdem Sie die „Dokument(e) inkl. Anlage 5“ gesendet haben einen weiteren Bereich „Dokument(e) zur gesonderten Bestätigung der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung“ innerhalb Ihrer Meldung. Dort ist ein Dokument hochzuladen, wenn die gesonderte Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des §6a Absatzes 1 Satz 3 KHEntgG vorliegt. Zudem ist das Datum der Vereinbarung des Pflegebudgets an der entsprechenden Stelle einzutragen.

Grundsätzliches:

Für ein Vereinbarungsjahr wird dem InEK eine Meldung übermittelt; abhängig davon, wann Ihnen die Daten (Bestätigung des Jahresabschlussprüfers inkl. Anlage 5, ggf. gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers zur ZEMV, Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets) zur Verfügung stehen kann diese Meldung jedoch in Teilen erfolgen. Sie wird im InEK Datenportal solange in der Tabelle „In Erfassung“ geführt, bis alle Daten vollständig vorliegen. Sobald alle Daten übermittelt wurden finden Sie Ihre Meldung in der Tabelle „Vollständig übermittelte Daten“.

Das Übermittlungsdatum der Daten gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 Nrn. 1 bis 4 KHEntG und das Übermittlungsdatum der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung werden dabei, insofern zu unterschiedlichen Zeitpunkten übermittelt, separat gespeichert.

FAQ 2.3: Wir haben die Daten an das InEK übermittelt und keine Bestätigungsmail erhalten. Was ist zu tun?

Überprüfen Sie bitte zunächst, ob Sie Ihre Daten versehentlich „nur“ gespeichert haben, ohne diese an das InEK zu übermitteln. Sollte dies der Fall sein, übermitteln Sie die Daten bitte direkt an das InEK (Button „Meldung abschließend ans InEK senden“). Sollten Sie den Button „Meldung abschließend ans InEK senden“ bereits gedrückt haben, ohne eine Bestätigungsmail vom InEK erhalten zu haben, so setzen Sie sich bitte mit dem InEK direkt in Verbindung (E-Mail: pflegebudget@inek-drg.de). Für eine schnellere Bearbeitung Ihre Anfrage ist die Angabe Ihres Institutionskennzeichens (IK) hilfreich.

FAQ 2.4: Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?

Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte für die Datenübermittlung das InEK-Datenportal ( daten.inek.org).

Informationen für Krankenkassen

3. Vorlage der Daten der Krankenhäuser durch die Krankenkassen

FAQ 3.1: Wo finde ich die „ Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023“?

Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023 (Übermittlung der Daten durch die Krankenkassen):

FAQ 3.2: Was muss von den Krankenkassen übermittelt werden?

Es sind die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG zu übermitteln. Diese enthalten:

1. die vom Krankenhausträger vorgelegten Ist-Daten des abgelaufenen Jahres,
2. die vom Krankenhausträger vorgelegten Ist-Daten des laufenden Jahres,
3. die vom Krankenhausträger vorgelegten Forderungsdaten für den Vereinbarungszeitraum,
4. die vom Krankenhausträger vorgelegten Daten und Nachweise für das Jahr 2018, sofern diese nach der Vereinbarung nach § 17b Absatz 4 Satz 2 KHG für die Zuordnung von Kosten von Pflegepersonal zugrunde zu legen sind,
5. die Dokumentation der Vertragsparteien nach § 11 Absatz 1 KHEntgG des vereinbarten Pflegebudgets einschließlich der jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen; aus der Dokumentation müssen die Höhe des Pflegebudgets sowie die wesentlichen Rechengrößen zur Herleitung der vereinbarten, im Pflegebudget zu berücksichtigenden Kosten und der Höhe des Pflegebudgets hervorgehen.

Außerdem ist das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets zu übermitteln.

FAQ 3.3: Welche Vorgaben sind bei der Übermittlung der Daten zu beachten?

Für die zu übermittelnden Daten sind, gem. Anlage 1 der Festlegungen, folgende Vorgaben einzuhalten:

1. Für die Vorlage der Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sind die Vorgaben der für das jeweilige Vereinbarungsjahr gültigen Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu beachten.
2. Die Daten sind in einem Standard-MS Excel-Format zu übermitteln.
3. Jedes Dokument darf nur die Daten für ein Institutionskennzeichen enthalten.
4. Der Dateiname jedes Dokuments hat mit dem 9-stelligen IK des Krankenhauses zu beginnen und das Budgetjahr zu enthalten (Bsp. für einen Dateinamen: „261234567_Pflegebudget_2022_Testkrankenhaus.xlsx“).
5. Die Benennung der einzelnen Tabellenblätter sowie die Spaltenüberschriften innerhalb dieser Tabellenblätter haben sich an die Vorgaben der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu halten.
6. Aus den Angaben in den Tabellenblättern hat das Datenjahr der angegebenen Daten hervorzugehen.
7. Das Datum der Vereinbarung ist in einem separaten Tabellenblatt mit der Benennung „Datum“ in dem Datumsformat „TT.MM.JJJJ“ zu vermerken. Ab dem Vereinbarungsjahr 2023 ist das Datum auf dem Tabellenblatt „4.0 Anmerkungen“ an der dafür vorgesehenen Stelle einzutragen.
8. Beim Eintrag von Kosten bzw. Vollkräften geht das InEK davon aus, dass auch ein korrespondierender Wert bei Vollkräften bzw. Kosten angegeben wird, sofern die Anlagen der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG die Angabe eines solchen Wertes vorsehen. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als objektiv falsch bzw. nicht vollständig bewertet.
9. In den Anlagen vorgesehene Summen und Zwischensummen sind vollständig einzutragen und korrekt zu bilden. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als nicht vollständig bzw. objektiv falsch bewertet.
10. Leere Zellen werden mit dem Wert „0“ gewertet.
11. In den Daten werden Angaben von #BEZUG- und #Wert-Fehlern als objektiv falsch bewertet.
12. Anmerkungen zu den Vereinbarungsunterlagen können nur dann berücksichtigt werden, wenn diese auf dem dafür vorgesehenen Tabellenblatt „Anmerkungen“ bzw. „4.0 Anmerkungen“ an entsprechender Stelle eingetragen sind.

FAQ 3.4: Welche Fristen gelten für die Übersendung der Pflegebudgetdaten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG an das InEK? Ist es möglich eine Fristverlängerung zu beantragen?

Die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, übermitteln dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus unverzüglich nach der Vereinbarung des Pflegebudgets die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets elektronisch. Unverzüglich bedeutet, dass die Daten gem. § 1 Abs. 1 der aktuell gültigen Festlegungen innerhalb von 4 Wochen nach Vereinbarung des Pflegebudgets vorzulegen sind. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

Sofern das Pflegebudget durch die Schiedsstelle festgesetzt wurde, gilt entsprechend das Datum der Festsetzung als Vereinbarungsdatum.

Fristverlängerungen über die oben genannten Fristen hinaus, sind nicht möglich.

FAQ 3.5: Sind Sanktionen zu erwarten, wenn die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, dem InEK die Daten nicht fristgerecht vorlegen?

Die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, übermitteln dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus unverzüglich nach der Vereinbarung des Pflegebudgets die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets elektronisch. Unverzüglich bedeutet, dass die Daten gem. § 1 Abs. 1 der „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023“ innerhalb von 4 Wochen nach Vereinbarung des Pflegebudgets vorzulegen sind. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

Für Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, die die Daten im Sinne der Festlegungen nicht oder nicht fristgerecht übermitteln, werden die folgenden Maßnahmen festgelegt:

a)      Für jeden Verweildauertag eines Krankenhausfalls im Entgeltbereich nach § 17b KHG des Vereinbarungsjahres entsteht ein Abschlag in Höhe von 1 Euro. Der Abschlag beträgt mindestens 20.000 Euro und höchstens 400.000 Euro.

b)      Der sich nach Buchstabe a) ergebende Betrag wird auf die Krankenkassen nach § 3 Absatz 1 der Festlegungen  entsprechend ihres Belegungsanteils aufgeteilt. Der Belegungsanteil ergibt sich aus der Datenlieferung nach § 21 Absatz 1 KHEntgG für den Vereinbarungszeitraum. Liegen diese Daten noch nicht vor, sind die Daten des dem Vereinbarungszeitraum vorangehenden Jahres zu nutzen.

FAQ 3.6: Wir haben die geforderten Daten bereits übermittelt, möchten diese aber korrigieren. Was ist zu tun?

Innerhalb der Frist kann eine Neulieferung erfolgen, bei der die Lieferung im Gesamten, d.h. für ein Krankenhaus alle Dateien mit allen Tabellenblättern, noch einmal in einer neuen DropBox-Lieferung oder über den InEK-Datendienst (siehe auch FAQ 4.2) übermittelt wird.

Außerhalb der vorgegebenen Fristen sollten Sie uns vorab eine E-Mail mit dem Hinweis auf eine Neulieferung aufgrund von Datenkorrekturen schreiben. Auch hier ist bei einer Neulieferung die Lieferung im Gesamten notwendig.

FAQ 3.7: Wir haben als Krankenkasse aktualisierte Daten innerhalb einer Anlage (gem. Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung) vorliegen, da die von den Krankenhausträgern vorgelegten Daten nach Vorlage nochmal geändert wurden. Welche Daten sind zu übermitteln?

Es ist der aktuellste Datenstand der Anlagen zu übermitteln (siehe auch FAQ 3.6).

FAQ 3.8: Wir möchten (1) gem. § 2 Abs. 2 der Festlegungen eine formlose Mitteilung machen, dass entsprechend notwendige Daten vom Krankenhausträger nicht vorgelegt wurden und deswegen nicht übermittelt werden können oder (2) bestimmte Sonderfälle innerhalb der Daten erläutern. Wie ist vorzugehen?

Eine solche Mitteilung kann über ein zusätzliches Tabellenblatt „Anmerkungen“ der Excel-Datei, welche die Krankenkassen in ihrer regulären Datenlieferung an uns übermitteln, erfolgen. Ab dem Vereinbarungsjahr 2023 ist zu diesem Zweck das Tabellenblatt „4.0 Anmerkungen“ in den Anlagen eingefügt.

4. Technische Fragen  (Lieferung durch Krankenkassen)

FAQ 4.1: Ich möchte als Ansprechpartner einer Krankenkasse die Daten für eine oder mehrere IK Daten liefern. Was muss ich tun?

Sie müssen sich zunächst einmalig im InEK-Datenportal registrieren (siehe auch Anwenderhandbuch Kapitel 2.4).

Anschließend ist im InEK-Datenportal unter Basisfunktionen > Stammdatenpflege im Reiter „Funktionen“ die Funktion DropBox hinzuzufügen. Dazu finden Sie unter der Überschrift „Verfügbare Funktionen“ die Funktion DropBox („+ Beantragen“ klicken und anschließend „Speichern“) (siehe auch Anwenderhandbuch Kapitel 3.1.3).

Nach Freischaltung der Funktion durch das InEK werden Sie per E-Mail informiert. Daraufhin steht nach erneuter Anmeldung im InEK-Datenportal unter dem Reiter „Basisfunktionen“ der Menüpunkt „DropBox-Verfahren“ zur Verfügung.

Die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets für das jeweilige Krankenhaus sind verschlüsselt zu übermitteln.

Die Daten können über das DropBox-Verfahren oder den InEK-Datendienst übermittelt werden (siehe FAQ 4.2).

FAQ 4.2 Wie erfolgt die Übermittlung der Pflegebudget-Daten durch die Krankenkasse an das InEK?

Die Übermittlung erfolgt entweder über das DropBox-Verfahren im InEK-Datenportal ( https://daten.inek.org/DataPortal/) oder über den InEK-DatenDienst ( https://www.g-drg.de/Datenlieferung_gem._21_KHEntgG/InEK_DatenDienst). Dabei sind für beide Wege eine vorherige einmalige Registrierung im InEK-Datenportal und die dortige Freischaltung des DropBox-Verfahrens notwendig.

Detaillierte Informationen zur Übermittlung über das DropBox-Verfahren bzw. den InEK- DatenDienst finden Sie im folgenden Dokument:

FAQ 4.3: Wir haben die Daten an das InEK übermittelt und keine Bestätigungsmail erhalten. Was ist zu tun?

Setzen Sie sich bitte mit der Datenstelle des InEK in Verbindung (E-Mail: anfragen@datenstelle.de). Für eine schnellere Bearbeitung Ihrer Anfrage ist die Angabe Ihres Institutionskennzeichens der Krankenkasse hilfreich.

FAQ 4.4: Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?

Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte für die Datenübermittlung das InEK-Datenportal daten.inek.org.

(*) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.