Die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, haben dem InEK unverzüglich nach der Vereinbarung des Pflegebudgets die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie die dort näher geregelten Einzelheiten der Dokumentation und das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets elektronisch zu übermitteln.

Die näheren Einzelheiten zur Übermittlung der Angaben nach § 6a Abs. 3 Satz 6 KHEntgG und zu Maßnahmen im Falle der nicht oder nicht unverzüglich erfolgenden Übermittlung dieser Angaben wurden durch das InEK in den „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023“ (Übermittlung der Daten durch die Krankenkassen) festgelegt.

Vorlage der Daten der Krankenhäuser

Die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG enthalten:

1. die vom Krankenhausträger vorgelegten Ist-Daten des abgelaufenen Jahres,
2. die vom Krankenhausträger vorgelegten Ist-Daten des laufenden Jahres,
3. die vom Krankenhausträger vorgelegten Forderungsdaten für den Vereinbarungszeitraum,
4. die vom Krankenhausträger vorgelegten Daten und Nachweise für das Jahr 2018, sofern diese nach der Vereinbarung nach § 17b Absatz 4 Satz 2 KHG für die Zuordnung von Kosten von Pflegepersonal zugrunde zu legen sind,
5. die Dokumentation der Vertragsparteien nach § 11 Absatz 1 KHEntgG des vereinbarten Pflegebudgets einschließlich der jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen; aus der Dokumentation müssen die Höhe des Pflegebudgets sowie die wesentlichen Rechengrößen zur Herleitung der vereinbarten, im Pflegebudget zu berücksichtigenden Kosten und der Höhe des Pflegebudgets hervorgehen.

Außerdem ist das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets zu übermitteln.

Lieferfristen und Maßnahmen im Falle einer nicht fristgerechten Lieferung

Die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, übermitteln dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus unverzüglich nach der Vereinbarung des Pflegebudgets die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG elektronisch. Unverzüglich bedeutet, dass die Daten gem. § 1 Abs. 1 der Festlegungen innerhalb von 4 Wochen nach Vereinbarung des Pflegebudgets vorzulegen sind. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

Es war eine sanktionsfreie Lieferung bis zum 15. Februar 2022 möglich, eine Fristverlängerung musste hierfür nicht beantragt werden.

Für Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, die die Daten im Sinne der Festlegungen nicht oder nicht fristgerecht übermitteln, werden die folgenden Maßnahmen festgelegt:

a)      Für jeden Verweildauertag eines Krankenhausfalls im Entgeltbereich nach § 17b KHG des Vereinbarungsjahres entsteht ein Abschlag in Höhe von 1 Euro. Der Abschlag beträgt mindestens 20.000 Euro und höchstens 400.000 Euro.

b)      Der sich nach Buchstabe a) ergebende Betrag wird auf die Krankenkassen nach § 3 Absatz 1 der Festlegungen entsprechend ihres Belegungsanteils aufgeteilt. Der Belegungsanteil ergibt sich aus der Datenlieferung nach § 21 Absatz 1 KHEntgG für den Vereinbarungszeitraum. Liegen diese Daten noch nicht vor, sind die Daten des dem Vereinbarungszeitraum vorangehenden Jahres zu nutzen.

Übermittlung der Daten über das InEK-Datenportal

Die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets für das jeweilige Krankenhaus sind verschlüsselt als sogenannte Dropbox-Lieferung über das InEK-Datenportal ( https://daten.inek.org/DataPortal/) zu übermitteln.

Die Übermittlung erfolgt über das Dropbox-Verfahren des InEK durch einen dafür zuständigen Mitarbeiter der Krankenkasse. Zur Nutzung des InEK-Datenportals ist eine einmalige Registrierung erforderlich (siehe auch Anwenderhandbuch Kapitel 2.4). Anschließend ist im InEK-Datenportal unter Basisfunktionen > Stammdatenpflege > Funktionen die Funktion DropBox hinzuzufügen. Nach Freischaltung der Funktion durch das InEK wird der Mitarbeiter per E-Mail informiert. Daraufhin steht nach erneuter Anmeldung im InEK-Datenportal unter dem Reiter „Basisfunktionen“ der Menüpunkt „DropBox-Verfahren“ zur Verfügung.

Die zu übermittelnden Dateien müssen zunächst mit einem externen Verschlüsselungsprogramm und dem öffentlichen Schlüssel des InEK mit Hilfe des PGP (Pretty Good Privacy) Verfahrens verschlüsselt werden. Den öffentlichen Schlüssel des InEK und weitere Informationen finden Sie hier: https://www.g-drg.de/Das_Institut/Verschluesselung.

Für die verschlüsselten Dateien hat der Mitarbeiter der Krankenkasse dann im InEK-Datenportal unter dem Menüpunkt „Basisfunktionen - DropBox-Verfahren“ eine neue Dropbox anzulegen (Button: „Dropbox anlegen“). Als Dropbox-Typ ist „Krankenkasse Datenlieferung“ auszuwählen und als Institutionskennzeichen die IK der liefernden Krankenkasse einzutragen.

Für die zu übermittelnden Daten sind die in Anlage 1 der Festlegung mitgeteilten Vorgaben einzuhalten:

1. Für die Vorlage der Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sind die Vorgaben der für das jeweilige Vereinbarungsjahr gültigen Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu beachten.
2. Die Daten sind in einem Standard-MS Excel-Format zu übermitteln.
3. Jedes Dokument darf nur die Daten für ein Institutionskennzeichen enthalten.
4. Der Dateiname jedes Dokuments hat mit der 9-stelligen IK des Krankenhauses zu beginnen und das Budgetjahr zu enthalten (Bsp. für einen Dateinamen: „261234567_Pflegebudget_2021_Testkrankenhaus.xlsx“).
5. Die Benennung der einzelnen Tabellenblätter sowie die Spaltenüberschriften innerhalb dieser Tabellenblätter haben sich an die Vorgaben der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu halten. Für das Vereinbarungsjahr 2020 ist die Benennung der Tabellenblätter wie folgt vorzunehmen:
   • „4.1 IST abgelaufenes Jahr“ oder „IST abgelaufenes Jahr“
   • „4.2 IST laufendes Jahr (HR)“ oder „IST laufendes Jahr (Hochrech)“
   • „4.3 Forderung“ oder „Forderung“
   • „4.4 Vereinbarung“ oder „Vereinbarung“
   • „6 Referenzwerte 2018“ oder „Referenzwerte 2018“
6. Aus den Angaben in den Tabellenblättern hat das Datenjahr der angegebenen Daten hervorzugehen.
7. Das Datum der Vereinbarung ist in einem separaten Tabellenblatt mit der Benennung „Datum“ in dem Datumsformat „TT.MM.JJJJ“ zu vermerken.
8. Beim Eintrag von Kosten bzw. Vollkräften geht das InEK davon aus, dass auch ein korrespondierender Wert bei Vollkräften bzw. Kosten angegeben wird, sofern die Anlagen der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG die Angabe eines solchen Wertes vorsehen. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als objektiv falsch bzw. nicht vollständig bewertet.
9. In den Anlagen vorgesehene Summen und Zwischensummen sind vollständig einzutragen und korrekt zu bilden. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als nicht vollständig bzw. objektiv falsch bewertet.
10. Leere Zellen werden mit dem Wert „0“ gewertet.
11. In den Daten werden Angaben von #BEZUG- und #Wert-Fehlern als objektiv falsch bewertet.
12. Anmerkungen zu den Vereinbarungsunterlagen können nur dann berücksichtigt werden, wenn diese auf dem dafür vorgesehenen Tabellenblatt „Anmerkungen“ an entsprechender Stelle eingetragen sind.

Beachten Sie bitte für weitergehende Informationen auch unsere FAQ zum Pflegebudget sowie das Anwenderhandbuch des InEK-Datenportals. Für darüber hinausgehende Fragestellungen stehen wir Ihnen in der Abteilung Datenannahme, Statistik und Pflegepersonal gerne per E-Mail Pflegebudget@inek-drg.de oder zu den üblichen Geschäftszeiten unter der Rufnummer 02241 / 9382 -500 unterstützend zur Verfügung.